Den KI-Telefonassistenten in der DATEV-Kanzlei nutzen

Testnummer +41 44 244 05 45, ohne Registrierung, rund um die Uhr.

Was die Verbindung leistet

In der Kanzlei klingelt das Telefon, während die Fachkräfte am Abschluss sitzen. Jeder angenommene Anruf reißt aus der Arbeit, jeder verpasste Anruf wird zum Rückstau. Der Assistent geht in genau diesen Phasen ran, nimmt das Anliegen des Mandanten auf und ordnet es zu.

Anrufe ins Kanzlei-Umfeld übergeben in drei Schritten

Die Einrichtung läuft einmalig über das CallButler-Dashboard.

Schritt 1: Übergabe einrichten

Im Dashboard den Bereich Integrationen öffnen und die Übergabe an das Kanzlei-Umfeld auswählen. Legen Sie das Zielformat fest, etwa eine strukturierte E-Mail-Notiz, einen Aufgaben-Eintrag oder einen Export ins Dokumentenmanagement.

Schritt 2: Felder und Mandantenbezug festlegen

Ordnen Sie zu, welche Angaben aus dem Anruf in die Rückrufnotiz wandern: Mandantenname, Rückrufnummer, Anliegen und Fristbezug. Hier bestimmen Sie auch, ob der Assistent Anliegen nach Dringlichkeit kennzeichnet, damit fristnahe Fälle oben liegen.

Schritt 3: Testanruf prüfen

Rufen Sie Ihre Nummer von einem zweiten Telefon an und schildern Sie ein Mandanten-Anliegen. Prüfen Sie danach, ob die Rückrufnotiz mit Name, Nummer und Anliegen am vereinbarten Zielort ankommt. Passt der Eintrag, ist die Übergabe startklar.

Ein Anruf im Alltag

Ein Mandanten-Anruf während der Fristenzeit läuft so ab:

Mandant, Anliegen und Rückrufzeit liegen danach als Notiz für das Team bereit, nicht als Zettel im Posteingang.

Verschwiegenheit und Datenschutz

+41 44 244 05 45 anrufen und ein Mandanten-Anliegen schildern.

Wenn etwas nicht klappt

Zwei Punkte lösen die meisten Fälle:

• Keine Rückrufnotiz am Zielort: In Schritt 1 ist eventuell das Zielformat unvollständig eingerichtet oder die Autorisierung abgelaufen. Verbindung im Dashboard prüfen und den Testanruf wiederholen.

Alle weiteren Anbindungen listet der Integrationen-Überblick des KI-Telefonassistenten. Wer die Annahme erst hören will, nutzt den Testanruf für Steuerkanzleien.

Testnummer +41 44 244 05 45 wählen. Der Testmandant ist fiktiv, das Gespräch echt.

Andreas Hächler, CMO CallButler

Weitere Integrationen

• KI-Telefonassistent für Praxen, die Doctolib nutzen
• KI-Telefonassistent mit HubSpot verbinden
• KI-Telefonassistent mit Make verbinden
• Den KI-Telefonassistenten mit Microsoft Teams verbinden
• KI-Telefonassistent mit n8n verbinden
• OpenTable mit dem KI-Telefonassistenten verbinden
• Den KI-Telefonassistenten mit dem Outlook-Kalender verbinden
• Den KI-Telefonassistenten mit plancraft nutzen
• KI-Telefonassistent mit Salesforce verbinden
• Den KI-Telefonassistenten mit Slack verbinden
• Treatwell mit dem KI-Telefonassistenten verbinden
• Den KI-Telefonassistenten mit WhatsApp Business verbinden

Häufige Fragen

Gibt es eine direkte DATEV-Schnittstelle?

Nur wenn ausdrücklich belegt. DATEV-Schnittstellen sind restriktiv. Besteht keine native Anbindung, übergibt der Assistent die Rückrufnotiz über einen abgesicherten Zwischenweg wie eine strukturierte E-Mail-Notiz oder einen Aufgaben-Export. Den konkreten Weg klären wir vor der Einrichtung.

Wie ist die Verschwiegenheitspflicht gewahrt?

Der Assistent erfasst nur die für den Rückruf nötigen Angaben und übergibt sie an das von Ihnen bestimmte Ziel. Die Verarbeitung erfolgt datenschutzkonform mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Details ordnet die Datenschutz-Seite ein.

Welche Angaben landen in der Rückrufnotiz?

In der Regel Mandantenname, Rückrufnummer, das Anliegen und die gewünschte Rückrufzeit. In Schritt 2 der Einrichtung ordnen Sie jedes Gesprächsfeld dem Zielfeld zu und legen fest, ob fristnahe Fälle gekennzeichnet werden.

Erkennt der Assistent bestehende Mandanten automatisch?

Das hängt vom Verbindungsweg ab. Bei neuen oder nicht zugeordneten Anrufern legt er die Notiz ohne festen Mandantenbezug an; die Zuordnung nimmt das Team beim Rückruf vor. So bleibt jedes Anliegen erfasst.