Testanruf unter +41 44 244 05 45.
Was die Verbindung leistet
Ohne Anbindung landet die Zusammenfassung eines Anrufs im Postfach, und jemand überträgt sie später in Salesforce. Mit der Verbindung entfällt dieser Schritt. Der Assistent schreibt die Anrufdaten direkt ins CRM, sobald das Gespräch abgeschlossen ist.
Einrichtung in drei Schritten
- Zugang verbinden: In CallButler die Salesforce-Verbindung öffnen und Ihre Salesforce-Organisation autorisieren.
- Objekte zuordnen: Festlegen, was ein Anruf erzeugt — Lead anlegen, bestehendem Kontakt zuordnen, Aktivität schreiben.
- Felder zuordnen: Die Felder des Anrufs den Salesforce-Feldern zuweisen, etwa Anrufername auf den Lead-Namen und das Anliegen auf die Beschreibung.
Führt der Weg über einen Automatisierungsdienst wie Zapier statt über ein AppExchange-Paket, wählen Sie CallButler als Auslöser und Salesforce als Zielaktion; die Feldzuordnung bleibt gleich.
Vom Anruf zum Lead: ein Beispiel
Ein Interessent ruft außerhalb der Bürozeit an und will ein Angebot. Der Assistent nimmt das Gespräch an, erfragt Name, Rückrufnummer und Anliegen, und schließt mit einer Zusammenfassung ab.
AnruferGuten Tag, ich bräuchte ein Angebot für eine Betriebshaftpflicht.
AssistentDas nehme ich gern auf. Darf ich Ihren Namen und eine Rückrufnummer notieren?
AssistentDanke. Ein Berater meldet sich zur Betriebshaftpflicht bei Ihnen.
Sekunden später steht in Salesforce ein Lead „Thomas Weber" mit einer Aktivität, die das Anliegen festhält. Der Vertrieb sieht den Vorgang in der gewohnten Ansicht und kann ihn direkt weiterbearbeiten. Welche Auswertungen sich daraus ergeben, zeigt die Seite zu Dashboard und Statistiken.
Datenschutz
Mit dem Lead in Salesforce wandern Name, Rufnummer und Anliegen in Ihr CRM — und damit in Ihre Verantwortung. CallButler übergibt, Salesforce speichert nach Ihren Einstellungen. Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte und die Frage, welche Auswertungen zulässig sind, entscheiden Sie dort.
Übergeben wird ausschliesslich, was im Gespräch gesagt wurde: Name, Rückrufnummer, Anliegen, Zeitpunkt, auf Wunsch die Zusammenfassung. Welche Felder gefüllt werden, legen Sie bei der Einrichtung fest.
Auf unserer Seite ändert die Anbindung nichts: Telefonie, Gesprächsnotizen und Termine laufen auf eigenen Servern in der Schweiz, das Sprachverstehen über einen Dienst von Google. Für die Verarbeitung in Ihrem Auftrag erhalten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag; die Aufstellung steht auf der Seite Sicherheit und Datenverarbeitung.
Troubleshooting
- Doppelte Leads: Salesforce erkennt Dubletten über Matching-Regeln. Ein eindeutiges Feld wie die Telefonnummer als Kriterium wählen, damit bekannte Anrufer aktualisiert statt neu angelegt werden.
- Fehler wegen Pflichtfeld: Verlangt Ihr Lead-Objekt Werte, die ein Anruf nicht liefert, einen Standardwert hinterlegen oder das Feld optional stellen, sonst bricht der Schreibvorgang ab.
+41 44 244 05 45 anrufen und ansehen, welcher Lead und welche Aktivität in Salesforce entstehen.
Andreas Hächler, CMO CallButler
Häufige Fragen
Brauche ich Programmierkenntnisse, um CallButler mit Salesforce zu verbinden?
Nein. Die Verbindung wird über Auswahlmenüs eingerichtet: Organisation autorisieren, Objekte bestimmen, Felder zuordnen. Läuft die Anbindung über einen Automatisierungsdienst statt über ein AppExchange-Paket, bleibt der Ablauf ohne echtes Programmieren machbar.
Legt CallButler einen Lead oder einen Kontakt an?
Standardmäßig entsteht für einen unbekannten Anrufer ein Lead; ein bekannter Anrufer wird dem passenden Kontakt zugeordnet. Zu jedem Anruf kommt eine Aktivität. Ob Lead, Kontakt oder beides geschrieben wird, legen Sie in der Objektzuordnung fest.
Werden bekannte Anrufer erkannt oder doppelt angelegt?
Bei aktiven Matching-Regeln gleicht Salesforce über die Telefonnummer oder E-Mail ab und aktualisiert einen bestehenden Datensatz, statt ihn neu anzulegen. Wählen Sie das Kriterium eindeutig, dann bleiben Dubletten die Ausnahme.
Ist die Übermittlung an Salesforce datenschutzkonform?
Salesforce verarbeitet Daten teils außerhalb der EU; die Übergabe von Anrufdaten kann ein Drittlandtransfer sein und braucht eine Grundlage wie Standardvertragsklauseln. Tragen Sie das im Verarbeitungsverzeichnis ein und begrenzen Sie die Felder. Die rechtlichen Grundlagen erklärt der DSGVO-Leitfaden.