Den KI-Telefonassistenten mit WhatsApp Business verbinden

Testnummer +41 44 244 05 45, ohne Registrierung, rund um die Uhr.

Was die Verbindung leistet

Nach dem Gespräch meldet sich der Assistent beim Anrufer per WhatsApp, sofern der Kunde eingewilligt hat. Die Nachricht enthält die Zusammenfassung des Anrufs oder die Bestätigung eines vereinbarten Rückruftermins mit Datum und Uhrzeit. Der Kunde hat den Beleg schriftlich im Chat und muss ihn nicht abtippen.

WhatsApp Business verbinden in drei Schritten

Die Einrichtung läuft einmalig über die WhatsApp Business API.

Schritt 1: WhatsApp-Business-Konto anbinden

Im CallButler-Dashboard die WhatsApp-Integration öffnen und das WhatsApp-Business-Konto verbinden. Bestätigen Sie die geschäftliche Telefonnummer, über die der Assistent Nachrichten sendet.

Schritt 2: Nachrichtenvorlage wählen

WhatsApp verlangt für ausgehende Nachrichten geprüfte Vorlagen (Templates). Wählen Sie die Vorlage für die Zusammenfassung und die für die Rückruf-Bestätigung. Legen Sie fest, wann eine Nachricht ausgelöst wird.

Schritt 3: Testnachricht auslösen

Rufen Sie Ihre Nummer von einem zweiten Telefon an, willigen Sie im Gespräch in den WhatsApp-Kontakt ein und vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Prüfen Sie danach, ob die Bestätigung mit Datum und Uhrzeit im WhatsApp-Chat ankommt. Stimmt die Nachricht, ist die Anbindung startklar.

Ein Anruf im Alltag

Ein Restaurant ist am Abend voll besetzt, das Telefon läutet trotzdem. Der Assistent nimmt an:

Kurz darauf liegt die Terminbestätigung im WhatsApp-Chat des Gastes, mit Datum, Uhrzeit und Personenzahl. Wie der Assistent in der Gastronomie arbeitet, zeigt die Seite für das Restaurant mit KI-Telefonassistent.

+41 44 244 05 45 anrufen und einen Rückruf per WhatsApp vereinbaren.

Datenschutz bei der WhatsApp-Anbindung

Bei der WhatsApp-Anbindung kommt ein Dritter ins Spiel, und das gehört benannt: Die Nachricht läuft über die WhatsApp Business Platform von Meta. Rufnummer und Nachrichtentext liegen damit auch dort. Wer diesen Kanal anbietet, sollte ihn in der eigenen Datenschutzerklärung nennen.

Der Assistent schickt nur, was der Anrufer selbst angestossen hat — eine Terminbestätigung, einen Rückruf-Hinweis, eine Auskunft, um die gebeten wurde. Er schreibt niemanden von sich aus an, und er verwendet die Rufnummer nicht für Werbung.

Alles Übrige bleibt, wo es ist: Telefonie, Gesprächsnotizen und Termine auf eigenen Servern in der Schweiz, das Sprachverstehen über einen Dienst von Google. Für die Verarbeitung in Ihrem Auftrag erhalten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag; die Aufstellung steht auf der Seite Sicherheit und Datenverarbeitung.

Wenn etwas nicht klappt

Drei Punkte lösen die meisten Fälle:

• Keine Nachricht beim Kunden: Meist fehlt die Einwilligung oder die geschäftliche Nummer ist noch nicht bestätigt. Im Dashboard den Status der Nummer prüfen und den Testanruf mit klarer Zustimmung wiederholen.
• Nachricht wird abgelehnt: Für ausgehende Nachrichten braucht WhatsApp eine geprüfte Vorlage. Ist das Template noch nicht freigegeben, den Freigabestatus abwarten und erneut testen.

Alle weiteren Anbindungen listet der Integrationen-Überblick des KI-Telefonassistenten. Wer den Assistenten erst einmal hören will, nutzt den kostenlosen Testanruf.

Testnummer +41 44 244 05 45 wählen. Der Testkontakt ist fiktiv, das Gespräch echt.

Andreas Hächler, CMO CallButler

Häufige Fragen

Braucht der Kunde ein WhatsApp-Business-Konto, um die Nachricht zu bekommen?

Nein. Der Kunde bekommt die Nachricht in seinem normalen WhatsApp. Nur auf Ihrer Seite ist ein WhatsApp-Business-Konto nötig, über das der Assistent sendet. Die Anbindung nutzt dafür die WhatsApp Business API.

Darf der Assistent einfach so eine WhatsApp schicken?

Nur mit Einwilligung des Kunden. Der Assistent fragt im Gespräch, ob er per WhatsApp schreiben darf, und sendet erst nach einem Ja. Zusätzlich verlangt WhatsApp geprüfte Vorlagen für ausgehende Nachrichten. Ohne beides geht keine Nachricht raus.

Kann der Assistent auch den Anruf selbst nach WhatsApp weiterleiten?

Der Assistent leitet das Ergebnis des Anrufs weiter, nicht das Live-Gespräch. Er fasst zusammen oder bestätigt einen Rückruftermin und schickt das per WhatsApp. Das Telefonat bleibt am Telefon, der schriftliche Beleg landet im Chat.

Was passiert mit den Daten meiner Kunden?

Die Zustellung läuft über Meta, das Daten auch außerhalb der EU verarbeiten kann. Für den Betrieb ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig. Details ordnet die Datenschutz-Seite zum KI-Telefonassistenten ein.