Den KI-Telefonassistenten mit dem Outlook-Kalender verbinden

Testnummer +41 44 244 05 45, ohne Registrierung, rund um die Uhr.

Was die Verbindung leistet

Nach der Kopplung arbeitet der Assistent direkt in Ihrem Outlook-Kalender. Nennt ein Anrufer einen Terminwunsch, prüft die KI die Verfügbarkeit im Moment der Anfrage. Sie sieht dieselben Einträge wie Sie und bietet nur Zeiten an, die in Microsoft 365 frei sind.

Outlook-Kalender verbinden in drei Schritten

Die Einrichtung läuft einmalig über eine Microsoft-365-Freigabe, ohne Zusatzsoftware.

Schritt 1: Microsoft-365-Freigabe erteilen

Im CallButler-Dashboard die Kalender-Integration öffnen und „Mit Microsoft verbinden" wählen. Microsoft zeigt einen Anmelde- und Freigabedialog mit den angeforderten Berechtigungen. Nach der Bestätigung ist das Konto gekoppelt; die Anmeldedaten selbst sieht CallButler dabei nicht, die Freigabe läuft über das Standard-OAuth-Verfahren von Microsoft.

Schritt 2: Kalender wählen

Führen Sie mehrere Kalender im selben Microsoft-365-Konto, wählen Sie den, in den der Assistent buchen soll. Hier legen Sie auch Puffer- und Sperrzeiten fest, damit die KI Randzeiten oder Pausen nicht vergibt.

Schritt 3: Testbuchung durchführen

Rufen Sie Ihre Nummer von einem zweiten Telefon an und vereinbaren Sie einen Testtermin. Prüfen Sie danach, ob der Eintrag im gewählten Outlook-Kalender steht, mit richtiger Zeit, Name und Rückrufnummer. Stimmt der Eintrag, ist die Anbindung startklar.

Ein Anruf im Alltag

Termine im Outlook-Kalender lassen sich so auch dann vereinbaren, wenn niemand ans Telefon kann. Ein kurzes Gespräch, hier in einer Kanzlei:

Die angebotenen Zeiten stammen live aus dem Outlook-Kalender; der Eintrag erscheint dort, sobald der Anrufer zusagt. Für terminstarke Büros wie eine Rechtsanwaltskanzlei mit KI-Telefonassistent nimmt das die Rückrufschleifen aus dem Tag.

Welche Kalenderdaten die KI nutzt

+41 44 244 05 45 anrufen und zweimal dieselbe Zeit verlangen.

Wenn etwas nicht klappt

Drei Punkte lösen die meisten Fälle:

• Termin erscheint nicht im Kalender: Meist ist in Schritt 2 ein anderer Kalender gewählt als geprüft. Im Dashboard den Zielkalender kontrollieren und die Testbuchung wiederholen.
• KI bietet belegte Zeiten an: Die Freigabe wurde eventuell für ein Konto ohne die betreffenden Termine erteilt. Freigabe trennen und mit dem richtigen Microsoft-365-Konto neu verbinden.

Alle weiteren Anbindungen listet der Integrationen-Überblick des KI-Telefonassistenten. Wer die Buchung erst einmal hören will, nutzt den kostenlosen Testanruf.

Testnummer +41 44 244 05 45 wählen. Der Testkalender ist fiktiv, das Gespräch echt.

Andreas Hächler, CMO CallButler

Häufige Fragen

Brauche ich Microsoft 365 oder reicht ein privates Outlook.com-Konto?

Der Assistent koppelt sich per Microsoft-Freigabe an das Konto, dessen Kalender Sie nutzen. In Microsoft-365-Umgebungen kann eine Freigabe durch die Administration nötig sein. Prüfen Sie das vor der Einrichtung mit Ihrer IT.

Sieht die KI die Inhalte meiner bestehenden Termine?

Für die Buchung genügt der Blick auf belegte und freie Zeitfenster. Ob der Assistent darüber hinaus Titel oder Teilnehmer bestehender Einträge liest, hängt vom Umfang der Freigabe ab. Den Zugriff können Sie jederzeit im Microsoft-Konto entziehen.

Kann es trotz Anbindung zu Doppelbuchungen kommen?

Nein. Die KI bietet nur Zeiten an, die im Moment der Anfrage im Outlook-Kalender frei sind, und blockiert den gewählten Slot sofort. Auch bei parallelen Anrufen wird jede Zeit nur einmal vergeben. Ihre eigenen Einträge haben stets Vorrang.

Wie trenne ich die Verbindung wieder?

Auf zwei Wegen. Im CallButler-Dashboard lässt sich die Kalender-Integration deaktivieren; zusätzlich können Sie die Freigabe direkt im Microsoft-Konto unter den App-Berechtigungen entfernen. Danach hat der Assistent keinen Zugriff mehr auf Ihren Kalender.