KI-Telefonassistent für Ihre Rechtsanwaltskanzlei

Sie stehen im Verhandlungssaal, das Handy ist stumm. In der Kanzlei klingelt parallel das Telefon: ein potenzieller Mandant mit einer Kündigungsschutzsache, drei Wochen Frist, hohe Dringlichkeit. Ihre Sekretärin sitzt gerade am Fristenbuch. Der Anrufer erreicht niemanden und wählt die nächste Kanzlei aus den Suchergebnissen. Solche Anrufe entscheiden über Mandate, und sie kommen zuverlässig dann, wenn niemand abheben kann.

Der KI-Telefonassistent für Rechtsanwälte nimmt jeden dieser Anrufe an. Er führt ein echtes Gespräch, sortiert Anliegen nach Ihren Regeln und unterscheidet die Routineanfrage vom Notfall mit ablaufender Frist. Ihr Sekretariat behält die Kontrolle, verliert aber keinen Anruf mehr.

Erstanfragen kommen qualifiziert auf Ihren Tisch

Eine unqualifizierte Nachricht („Herr M. bittet um Rückruf") kostet Sie ein Telefonat zur Vorklärung. Der Assistent erledigt diese Vorklärung im Erstanruf. So klingt das:

Rechtsgebiet, Gegenseite, Fristangabe und Rückrufnummer stehen strukturiert in der Zusammenfassung. Die Abfrage der Gegenseite ist dabei mehr als Höflichkeit: Sie ist die Vorstufe Ihrer Kollisionsprüfung. Ob eine Interessenkollision tatsächlich vorliegt, prüft die Kanzlei selbst; der Assistent liefert den Namen frei Haus, bevor Sie den Hörer in die Hand nehmen.

Termine bucht der Assistent direkt in Ihren Kalender

Bestandsmandanten, die einen Besprechungstermin wünschen, bedient die KI ohne Umweg über das Sekretariat. Sie vergibt Termine aus den Zeitfenstern, die Sie freigegeben haben, und unterscheidet dabei Terminarten wie Erstberatung und Besprechung im laufenden Mandat. Akteninhalte kennt der Assistent nicht und fragt sie auch nicht ab; er notiert das Aktenzeichen, sofern der Mandant es nennt. Ihr Sekretariat sieht jede Buchung in der Zusammenfassung und im Kalender.

Fristsachen stellt die KI sofort durch

Manche Anrufe dulden keinen Rückruf am nächsten Tag. Dafür gibt es die Eskalationsregel:

Verschwiegenheit ist die Voraussetzung, nicht das Kleingedruckte

Kein Anwalt gibt seine Telefonannahme aus der Hand, ohne die berufsrechtliche Frage zu klären. Deshalb steht sie hier im Detail.

Die Verschwiegenheitspflicht folgt aus § 43a Abs. 2 BRAO: Sie erfasst alles, was dem Anwalt in Ausübung seines Berufs bekannt geworden ist. Dass eine Kanzlei dennoch externe Dienstleister einsetzen darf, regelt § 43e BRAO ausdrücklich: Dienstleistern darf der Zugang zu geschützten Tatsachen eröffnet werden, soweit dies für die Inanspruchnahme der Dienstleistung erforderlich ist. Der Anwalt muss den Dienstleister sorgfältig auswählen und in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten. Strafrechtlich flankiert § 203 StGB diese Konstruktion: Mitwirkende Personen dürfen einbezogen werden, ohne dass sich der Berufsgeheimnisträger strafbar macht, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen eingehalten sind.

Ebenso klar ist die zweite Grenze: Der Assistent erteilt keine Rechtsauskünfte. Ob eine Kündigung angreifbar ist oder welche Frist im Einzelfall gilt, beantwortet er nicht, denn Rechtsdienstleistungen sind nach dem RDG den dazu Befugten vorbehalten. Die KI nimmt auf und leitet strukturiert weiter. Beraten bleibt Ihr Beruf.

Was eine verpasste Erstanfrage kostet

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen:

In drei Schritten einsatzbereit

1. Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen Rechtsgebiete, Terminarten und die Begriffe, die eine Fristen-Eskalation auslösen. Den AVV samt Verschwiegenheitsverpflichtung schließen Sie in diesem Schritt.
2. Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Kanzleinummer bleibt; Sie leiten dauerhaft, nur bei Besetzt oder nur außerhalb der Bürozeiten an CallButler weiter.
3. 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Ihr Sekretariat prüft die Zusammenfassungen und schärft die Regeln nach.

Die Kanzlei-Telefonannahme per KI eignet sich ebenso für benachbarte Beratungsberufe: Eine eigene Seite für Steuerberater ist geplant und erscheint unter KI-Telefonassistent für Steuerberater. Alle verfügbaren Branchenlösungen zeigt die Übersicht KI-Telefonassistent nach Branchen.

Vertiefungen für Ihre Branche

• Darf eine KI Kanzlei-Anrufe annehmen? Verschwiegenheit und BRAO
• Mandantenanfrage am Telefon aufnehmen, ohne einen Anruf zu verlieren

Häufige Fragen

Gibt der KI-Telefonassistent Rechtsauskünfte?

Nein. Rechtsdienstleistungen sind nach dem RDG den dazu befugten Personen vorbehalten, und eine falsche Auskunft am Telefon wäre ein Haftungsrisiko. Der Assistent nimmt das Anliegen auf, stellt strukturierende Rückfragen und kündigt den Rückruf des Anwalts an. Fragen nach Fristen oder Erfolgsaussichten beantwortet er nicht.

Woher weiß die Kanzlei, ob die Gegenseite bereits Mandant ist?

Der Assistent fragt bei jeder Erstanfrage den Namen der Gegenseite ab und übergibt ihn in der Zusammenfassung. Das ist die Vorstufe der Kollisionsprüfung: Ihr Sekretariat gleicht den Namen mit dem Mandantenbestand ab, bevor der Anwalt zurückruft. Die Prüfung selbst bleibt in der Kanzlei.

Gibt der KI-Telefonassistent Rechtsberatung?

Nein. Der Assistent nimmt das Anliegen auf, stellt strukturierende Rückfragen und kündigt den Rückruf der Anwältin an. Fragen nach Fristen, Erfolgsaussichten oder der richtigen Vorgehensweise beantwortet er nicht, denn eine falsche Auskunft am Telefon wäre ein Haftungsrisiko. Die Beratung bleibt bei der Kanzlei.

Versteht der Assistent Schweizerdeutsch?

Ja. Der Assistent versteht Anruferinnen und Anrufer im Dialekt und antwortet in Schweizer Hochdeutsch. Damit bleibt die Kanzlei-Erreichbarkeit auch für Mandanten natürlich, die nicht Hochdeutsch sprechen möchten. Welche Dialektregionen abgedeckt sind, hören Sie auf der Seite zu Schweizerdeutsch am Telefon.

Woher weiß die Kanzlei, ob die Gegenseite ein Interessenkonflikt ist?

Der Assistent fragt bei jeder Erstanfrage den Namen der Gegenseite ab und übergibt ihn in der Zusammenfassung. Das ist die Vorstufe der Kollisionsprüfung: Ihre Kanzlei gleicht den Namen mit dem Mandantenbestand ab, bevor der Anwalt zurückruft. Die Prüfung auf Doppelvertretung selbst bleibt in der Kanzlei.

Was kostet die KI im Vergleich zu einem klassischen Anwaltssekretariat?

Externe Telefonservices für Kanzleien rechnen pro Anruf ab, marktüblich sind 0,59 bis 1,79 €. Bei hohem Aufkommen wächst die Rechnung mit. CallButler kostet einen festen Monatspreis ab CHF 9,90, ist monatlich kündbar und enthält in jedem Plan ein vertragliches SLA von 99,9 % Verfügbarkeit.

Ist eine KI-Telefonannahme mit dem anwaltlichen Berufsgeheimnis vereinbar?

Anwältinnen und Anwälte sind nach Art. 321 StGB Berufsgeheimnisträger und nach Art. 13 BGFA zeitlich unbegrenzt zur Verschwiegenheit verpflichtet. Beizuziehende Dienstleister müssen zur Geheimhaltung verpflichtet werden. CallButler hält die Daten in der Schweiz und liefert einen ADV. Die Einordnung für Ihre Kanzlei bleibt berufsrechtlich zu klären; dies ist keine Rechtsberatung.

Verstößt eine KI-Annahme gegen die Verschwiegenheitspflicht?

§ 43e BRAO erlaubt Anwälten ausdrücklich, Dienstleistern Zugang zu geschützten Tatsachen zu eröffnen, soweit die Dienstleistung das erfordert; § 203 StGB stellt mitwirkende Personen unter denselben Voraussetzungen straffrei. CallButler liefert AVV und Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform. Die Einordnung für Ihre Kanzlei bleibt berufsrechtlich zu klären; diese Antwort ist keine Rechtsberatung.

Verstößt eine KI-Annahme gegen die anwaltliche Verschwiegenheit?

§ 9 Abs 2 RAO verpflichtet den Rechtsanwalt zur Verschwiegenheit und verlangt, Hilfskräfte zur Geheimhaltung zu verpflichten. Genau diese Verpflichtung stellt CallButler über einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bereit. Die Bewertung für Ihre Kanzlei bleibt berufsrechtlich zu klären; diese Antwort ist keine Rechtsberatung.

Was passiert, wenn ein Anrufer eine ablaufende Frist nennt?

Der Assistent behandelt den Anruf als Fristsache und stellt sofort an Ihre hinterlegte Durchwahl durch. Erreicht er niemanden, benachrichtigt er die Kanzlei über die definierten Eskalationskanäle und informiert den Anrufer über die nächste Reaktion. Die Auslöse-Begriffe legen Sie selbst fest.

Was passiert, wenn eine Anruferin eine ablaufende Frist nennt?

Der Assistent behandelt den Anruf als Fristsache und stellt sofort an Ihre hinterlegte Durchwahl durch. Erreicht er niemanden, benachrichtigt er die Kanzlei über die definierten Eskalationskanäle und informiert die Anruferin über die nächste Reaktion. Die Auslöse-Begriffe legen Sie selbst fest.