Testanruf unter +41 44 244 05 45.
Was die Verbindung leistet
Ohne Anbindung landet die Zusammenfassung eines Anrufs im E-Mail-Postfach, und jemand überträgt sie später ins CRM. Mit der HubSpot-Verbindung entfällt dieser Schritt. Der Assistent übergibt die Anrufdaten direkt an Ihr CRM, sobald das Gespräch abgeschlossen ist.
Einrichtung in drei Schritten
- Zugang verbinden: In CallButler die HubSpot-Verbindung öffnen und Ihr HubSpot-Konto autorisieren.
- Objekte zuordnen: Festlegen, was ein Anruf erzeugt — Kontakt anlegen oder aktualisieren, Anruf-Aktivität schreiben, bei Bedarf Deal in einer Startphase.
- Felder zuordnen: Die Felder des Anrufs den HubSpot-Eigenschaften zuweisen, etwa Anrufername auf den Kontaktnamen und das Anliegen auf eine Notiz.
Führt der Weg über einen Automatisierungsdienst wie Zapier statt über eine native App, wählen Sie CallButler als Auslöser und HubSpot als Zielaktion; die Feldzuordnung bleibt gleich.
Vom Anruf zum Deal: ein Beispiel
Ein Interessent ruft außerhalb der Sprechzeit an und fragt nach einer Immobilie. Der Assistent nimmt das Gespräch an, erfragt Name, Rückrufnummer und das Objekt, und schließt den Anruf mit einer Zusammenfassung ab.
AnruferGuten Tag, ich interessiere mich für die Wohnung in der Gartenstraße, ist die noch frei?
AssistentDie Anfrage nehme ich gern auf. Darf ich Ihren Namen und eine Rückrufnummer notieren?
AssistentDanke. Ein Kollege meldet sich zur Wohnung Gartenstraße bei Ihnen.
Sekunden später steht in HubSpot ein Kontakt „Anna Berger" mit einer Anruf-Aktivität und, sofern eingerichtet, ein Deal in der ersten Phase Ihrer Pipeline. Welche Felder dafür bereitstehen, zeigt die Seite zur Anruf-Zusammenfassung.
Datenschutz
Sobald ein Kontakt in HubSpot entsteht, liegen Name, Rufnummer und Anliegen in Ihrem CRM — und damit in Ihrer Verantwortung. CallButler übergibt die Angaben, HubSpot speichert sie nach Ihren Einstellungen. Was dort mit ihnen geschieht, wie lange sie bleiben und wer sie sieht, regeln Sie in HubSpot, nicht bei uns.
Übergeben wird nur, was im Gespräch gesagt wurde: Name, Rückrufnummer, Anliegen, Zeitpunkt, auf Wunsch die Zusammenfassung. Sie legen fest, welche Felder überhaupt gefüllt werden — weniger ist hier oft mehr.
Auf unserer Seite bleibt die Verarbeitung, wo sie ist: Telefonie, Notizen und Termine auf eigenen Servern in der Schweiz, das Sprachverstehen über einen Dienst von Google. Für die Verarbeitung in Ihrem Auftrag erhalten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag; Einzelheiten auf der Seite Sicherheit und Datenverarbeitung.
Troubleshooting
- Doppelte Kontakte: HubSpot erkennt Dubletten über die Telefonnummer oder E-Mail. Als Abgleichsfeld ein eindeutiges Feld wählen, damit bekannte Anrufer aktualisiert statt neu angelegt werden.
- Anliegen landet im falschen Feld: Die Feldzuordnung in Schritt 3 prüfen; das freie Textfeld des Anrufs gehört auf eine Notiz oder Aktivität, nicht auf ein Auswahlfeld.
+41 44 244 05 45 anrufen und ansehen, welcher Kontakt und welche Aktivität in HubSpot entstehen.
Andreas Hächler, CMO CallButler
Häufige Fragen
Brauche ich Programmierkenntnisse, um CallButler mit HubSpot zu verbinden?
Nein. Die Verbindung wird über Auswahlmenüs eingerichtet: Konto autorisieren, Objekte bestimmen, Felder zuordnen. Läuft die Anbindung über einen Automatisierungsdienst statt über eine native App, bleibt der Ablauf ohne echtes Programmieren machbar.
Welche Daten schreibt CallButler nach HubSpot?
Übergeben werden die Felder aus der Anruf-Zusammenfassung, etwa Anrufername, Rückrufnummer, Zeitpunkt und Anliegen. Daraus entsteht ein Kontakt und eine Anruf-Aktivität, auf Wunsch ein Deal. Welche Felder genau fließen, legen Sie in der Zuordnung fest.
Werden bekannte Anrufer erkannt oder doppelt angelegt?
Bei richtiger Zuordnung gleicht HubSpot über Telefonnummer oder E-Mail ab und aktualisiert einen bestehenden Kontakt, statt ihn neu anzulegen. Legen Sie das Abgleichsfeld eindeutig fest, dann bleiben Dubletten die Ausnahme.
Ist die Übermittlung an HubSpot datenschutzkonform?
HubSpot ist ein US-Dienst; die Übergabe von Anrufdaten ist ein Drittlandtransfer und braucht eine Grundlage wie Standardvertragsklauseln. Tragen Sie das im Verarbeitungsverzeichnis ein und begrenzen Sie die übergebenen Felder auf das Nötige. Die rechtlichen Grundlagen erklärt der DSGVO-Leitfaden.