Den KI-Telefonassistenten mit Microsoft Teams verbinden

Testnummer +41 44 244 05 45, ohne Registrierung, rund um die Uhr.

Was die Verbindung leistet

Nach der Kopplung schickt der Assistent jede Anruf-Zusammenfassung in den gewählten Teams-Kanal. Die Nachricht trägt die wichtigsten Felder des Gesprächs: wer angerufen hat, worum es ging und unter welcher Nummer ein Rückruf möglich ist. Das Team sieht neue Anrufe dort, wo es ohnehin arbeitet, ohne ins E-Mail-Postfach zu wechseln.

Anrufe, die der Assistent als wichtig einstuft, lassen sich gesondert markieren, etwa ein konkreter Terminwunsch oder eine qualifizierte Anfrage. So geht ein dringender Fall im laufenden Betrieb nicht unter. Wie die zugrunde liegende Zusammenfassung aufgebaut ist, welche Felder also in der Nachricht landen, zeigt die Seite zur Anruf-Zusammenfassung des KI-Telefonassistenten.

Microsoft Teams verbinden in drei Schritten

Die Einrichtung läuft einmalig über eine Teams-Verbindung, ohne Zusatzsoftware.

Schritt 1: Zielkanal festlegen

Im CallButler-Dashboard die Teams-Integration öffnen und den Kanal wählen, in dem die Benachrichtigungen erscheinen sollen. Legen Sie hier fest, ob jeder Anruf gemeldet wird oder nur als wichtig markierte.

Schritt 2: Teams-Verbindung erstellen

In Microsoft Teams richten Sie für den Kanal die Verbindung ein, über die CallButler die Nachrichten liefert, als eingehenden Webhook oder als Teams-Workflow. Die dabei erzeugte Adresse tragen Sie im CallButler-Dashboard ein.

Schritt 3: Testnachricht auslösen

Rufen Sie Ihre Nummer von einem zweiten Telefon an und führen Sie ein kurzes Testgespräch. Prüfen Sie danach, ob die Zusammenfassung im gewählten Kanal steht, mit Name, Anliegen und Rückrufnummer. Erscheint die Nachricht richtig, ist die Anbindung startklar.

Ein Anruf im Team-Alltag

Ein neuer, qualifizierter Anruf soll im Team sofort sichtbar sein. Ein kurzes Gespräch, hier bei einem IT-Dienstleister:

Sekunden später steht die Zusammenfassung als Nachricht im Support-Kanal, als dringend markiert; der erste freie Kollege übernimmt. Wie ein IT-Dienstleister mit KI-Telefonassistent solche Fälle strukturiert, zeigt die Branchenseite.

Welche Anrufdaten in Teams landen

+41 44 244 05 45 anrufen und die Zusammenfassung in Teams prüfen.

Wenn etwas nicht klappt

Drei Punkte lösen die meisten Fälle:

• Keine Nachricht im Kanal: Meist ist die Webhook- oder Workflow-Adresse aus Schritt 2 nicht korrekt im Dashboard hinterlegt. Adresse neu erzeugen und erneut eintragen.
• Nachricht im falschen Kanal: In Schritt 1 wurde ein anderer Zielkanal gewählt. Im Dashboard den richtigen Kanal setzen und die Testnachricht wiederholen.

Alle weiteren Anbindungen listet der Integrationen-Überblick des KI-Telefonassistenten. Wer die Meldung erst einmal auslösen will, nutzt den kostenlosen Testanruf.

Testnummer +41 44 244 05 45 wählen. Der Kanal ist Ihr Testkanal, das Gespräch echt.

Andreas Hächler, CMO CallButler

Häufige Fragen

Brauche ich Administratorrechte in Microsoft Teams für die Anbindung?

Für den Kanal, in dem die Benachrichtigungen erscheinen sollen, brauchen Sie das Recht, eine Verbindung einzurichten. In vielen Organisationen ist das durch die Administration eingeschränkt. Prüfen Sie das vor der Einrichtung mit Ihrer IT.

Kommt jeder Anruf in Teams an oder nur wichtige?

Beides lässt sich einstellen. Sie können jeden abgeschlossenen Anruf melden lassen oder nur die, die der Assistent als wichtig markiert, etwa einen Terminwunsch oder eine qualifizierte Anfrage. Die Regel legen Sie im Dashboard fest.

Läuft die Benachrichtigung in Echtzeit?

Die Nachricht erscheint kurz nach dem abgeschlossenen Anruf, nicht während des Gesprächs. Für die Weitergabe an das Team reicht das aus. Für die sofortige Live-Weiterleitung eines dringenden Anrufs an eine Person ist eine Kanal-Benachrichtigung nicht der richtige Weg.

Welche Daten stehen in der Teams-Nachricht?

In der Regel Name des Anrufers, sein Anliegen und die Rückrufnummer, gezogen aus der Anruf-Zusammenfassung. Die Nachricht bleibt in Ihrer Microsoft-365-Umgebung; wer sie sieht, richtet sich nach den Berechtigungen des Kanals.