Ihr Techniker sitzt beim Kunden am Server, das Onsite-Fenster ist knapp, und im Büro läuft das Support-Telefon gegen die Mailbox. Zwei Anrufer legen auf, ein dritter hinterlässt eine Nachricht, aus der niemand das betroffene System herauslesen kann. Der Kunde mit dem stehenden Warenwirtschaftssystem wartet, während die Reaktionsfrist aus seinem Servicevertrag weiterläuft.
Support-Anrufe halten sich nicht an Ihre Einsatzplanung. Der KI-Telefonassistent für IT-Dienstleister nimmt jeden Anruf sofort an, ordnet das Anliegen ein und schickt Ihnen nach jedem Gespräch eine Zusammenfassung per E-Mail. Dringende Störungen erkennt er an Ihren Vorgaben und markiert sie entsprechend.
Hören Sie selbst, wie CallButler eine Störung aufnimmt. Rufen Sie unsere Testzentrale an: +41 44 244 05 45. Der Anruf ist kostenlos und dauert zwei Minuten.
Jetzt Testanruf startenSo nimmt der KI-Telefonassistent für IT-Dienstleister ein Ticket auf
Ein brauchbares Ticket braucht mehr als „nichts geht mehr". Der Assistent fragt die Punkte ab, die Ihr Second Level für die Einordnung braucht. So klingt das:
AnruferBei uns kommt keiner mehr ins Warenwirtschaftssystem rein, seit heute früh.
KIDas nehme ich als Störung auf. Betrifft es alle Arbeitsplätze oder einzelne?
AnruferAlle. Auch der Server-Login hängt.
KIVerstanden. Erscheint eine Fehlermeldung, und wenn ja, welche?
AnruferDa steht etwas von ‚Verbindung zur Datenbank fehlgeschlagen'.
KINotiert. Wie viele Mitarbeitende können gerade nicht arbeiten?
AnruferDie komplette Auftragsannahme, gut zwölf Leute.
KIDanke. Ich lege ein Ticket mit hoher Priorität an. Unter welcher Nummer erreichen wir Sie für die Rückmeldung?
Reaktionszeiten aus Ihren SLAs bleiben gewahrt
IT-Dienstleister geben ihren Kunden selbst Reaktionszeiten zu, oft vertraglich als SLA. Läuft das Telefon gegen die Mailbox, beginnt die Frist trotzdem, nur bemerkt es niemand. Der Assistent nimmt die Störung im Moment des Anrufs auf und dokumentiert den Eingang mit Zeitstempel. Damit startet Ihre Reaktionsuhr sichtbar, und die Priorität entscheidet, was zuerst auf den Tisch kommt. Außerhalb der Bürozeiten leitet der Assistent kritische Fälle nach Ihren Vorgaben an die Bereitschaft weiter. Was passiert, wenn ein Ticket im richtigen Moment aufgenommen wird statt Stunden später, rechnen wir weiter unten durch.
Status-Nachfragen fangen das Telefon nicht mehr ab
Ein großer Teil der Anrufe im IT-Support sind keine neuen Störungen, sondern Rückfragen zum Stand. „Läuft mein Ticket von gestern noch?" bindet einen Techniker, der eigentlich am offenen Fall arbeitet.
AnruferIch wollte hören, was mein Ticket von gestern macht, das mit dem Drucker im zweiten Stock.
KIEinen Moment, ich sehe nach. Das Ticket ist in Bearbeitung und einem Techniker zugewiesen. Möchten Sie eine kurze Rückmeldung per E-Mail, sobald sich der Status ändert?
AnruferJa, gern.
Die organisatorische Auskunft zum Stand übernimmt der Assistent selbst. Technisch tiefer geht er nicht; die Lösung bleibt bei Ihrem Team. Diese Grenze ist bewusst gesetzt, damit keine falsche Zusage entsteht.
Termin- und Angebotsanfragen kommen vorbereitet an
Neben Störungen erreichen Sie Anfragen für Projekte, Wartungsverträge und Vor-Ort-Termine. Der Assistent nimmt Firmenname, Anliegen und die grobe Größenordnung auf und schlägt einen Rückruf oder einen Termin aus Ihrem freigegebenen Kalender vor. So beginnt das Vertriebsgespräch nicht bei null, und die Anfrage geht nicht im Störungsaufkommen unter. Das ist der Unterschied zwischen einem Telefonservice für IT-Support, der nur Nachrichten sammelt, und einer Aufnahme, die Ihr Team direkt weiterverarbeitet.
Der Rechenblock: was ein spät aufgenommenes Ticket kostet
Melden Sie eine fiktive Störung: Rufen Sie +41 44 244 05 45 an. Sie hören in zwei Minuten, wie der Assistent System, Fehlerbild und Dringlichkeit abfragt.
Jetzt Testanruf startenIn drei Schritten startklar
- Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen Ihre Prioritätsregeln, die Abfragepunkte je Anliegen und die Anbindung an Ihr Ticketsystem.
- Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Support-Nummer bleibt unverändert. Sie leiten dauerhaft oder nur bei Nichtannahme weiter.
- 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Sie lesen die Tickets, prüfen die Priorisierung und schärfen die Abfragen nach.
Welche Branchen CallButler sonst noch entlastet, zeigt die Branchenübersicht des KI-Telefonassistenten.
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Häufige Fragen
Wie erkennt die KI eine dringende Störung?
Der Assistent fragt nach betroffenem System, Fehlerbild und Zahl der betroffenen Arbeitsplätze. Aus diesen Angaben setzt er die Priorität nach Ihren Regeln und legt ein Ticket an. Kritische Fälle markiert er entsprechend, sodass Ihr Team sie zuerst sieht.
Hilft die KI, unsere SLA-Reaktionszeiten einzuhalten?
Der Assistent nimmt Störungen im Moment des Anrufs auf und dokumentiert den Eingang mit Zeitstempel. Damit startet Ihre Reaktionsuhr sichtbar, statt still auf der Mailbox zu laufen. Kritische Fälle leitet er nach Ihren Vorgaben an die Bereitschaft weiter.
Was kostet der Telefonservice für IT-Support?
Der KI-Telefonassistent kostet ab CHF 9,90 im Monat, unabhängig vom Anrufaufkommen je nach Plan 100, 400 oder 1’000 Inklusivminuten; darüber gestaffelte Zusatzminuten. Klassische Telefonservices rechnen pro Anruf ab. Alle Pläne enthalten das vertragliche SLA von 99,9 % Verfügbarkeit des Assistenten und sind monatlich kündbar.
Landet das Ticket automatisch in unserem System?
Ja, sofern Ihr Ticketsystem angebunden ist. Der Assistent übergibt System, Fehlerbild, Dringlichkeit und Rückrufnummer als strukturiertes Ticket. Welche Systeme unterstützt werden, steht in der Integrationsübersicht. Ohne Anbindung erhalten Sie die Aufnahme als E-Mail-Zusammenfassung.