Eine kieferorthopädische Behandlung dauert Jahre, und alle sechs Wochen steht der nächste Kontrolltermin an. Multiplizieren Sie das mit Ihren laufenden Behandlungsfällen: Der Behandlungsplan selbst erzeugt die Anruflast. Dazu kommt eine Besonderheit der KFO: Am Telefon sind selten die Patienten, sondern deren Eltern, die zwischen Schule, Arbeit und eigenem Kalender einen Termin jonglieren. Wer das Telefon der KFO-Praxis entlasten will, braucht jemanden, der jeden dieser Anrufe sofort annimmt.
Hören Sie selbst, wie CallButler eine Terminverschiebung aufnimmt. Rufen Sie unsere Testpraxis an: +41 44 244 05 45. Der Anruf ist kostenlos und dauert zwei Minuten.
Jetzt Testanruf startenKontrolltermine verschiebt die KI im Gespräch
Der häufigste Anruf in der KFO ist die Verschiebung. So klingt sie mit dem Assistenten:
AnruferinGuten Tag, ich rufe für meinen Sohn an. Er hat morgen um 14:30 Uhr einen Kontrolltermin, aber er schreibt eine Nachprüfung.
KIKein Problem, das buchen wir um. Wie heißt Ihr Sohn und wann ist er geboren?
AnruferinLeon Berger, 12. März 2013.
KIDanke. Frei wären Donnerstag um 15:00 Uhr oder kommenden Montag um 16:15 Uhr. Passt einer der beiden Termine?
AnruferinDonnerstag um 15 Uhr passt.
KIErledigt. Der Termin morgen ist storniert, Leon ist für Donnerstag um 15:00 Uhr eingetragen. Bitte denken Sie an das Zahnputzzeug.
Wenn ein Bracket sich löst oder der Draht sticht
Nicht jeder Anruf mit „Notfall" im ersten Satz braucht einen Akuttermin am selben Tag. Der Assistent stellt drei Fragen und handelt nach Ihren Vorgaben:
AnruferBei meiner Tochter hat sich an der Spange etwas gelöst, sie mag nichts mehr essen.
KIDas klären wir. Hat sich ein Bracket gelöst oder der Draht selbst?
AnruferIch glaube das Bracket am Backenzahn, der Draht steht jetzt ab.
KISticht der Draht in die Wange oder ins Zahnfleisch?
AnruferJa, sie hat eine wunde Stelle an der Wange.
KIHat sie auch Schmerzen am Zahn selbst?
AnruferNein, nur die Stelle an der Wange.
KIDann vergebe ich einen Akuttermin, morgen um 8:10 Uhr. Bis dahin kann die wunde Stelle mit dem Schutzwachs aus dem Starter-Set abgedeckt werden. Das ist ein Hinweis aus der Wissensbasis Ihrer Praxis, kein medizinischer Rat. Werden die Schmerzen stärker, rufen Sie bitte sofort wieder an.
Erstberatungs-Anfragen strukturiert aufnehmen
Neue Patienten bedeuten in der KFO ein längeres Aufnahmegespräch. Die KI erfasst vorab, was Ihr Team wirklich braucht:
AnruferinUnsere Zahnärztin meint, meine Tochter braucht wohl eine Spange. Wie läuft das bei Ihnen?
KIGern erkläre ich das. Wie alt ist Ihre Tochter?
AnruferinSie ist neun.
KILiegt eine Überweisung Ihrer Zahnärztin vor?
AnruferinJa, die haben wir mitbekommen.
KIIst Ihre Tochter gesetzlich oder privat versichert?
AnruferinGesetzlich.
Testen Sie den Notfall-Dialog selbst: Rufen Sie +41 44 244 05 45 an und melden Sie ein fiktives gelöstes Bracket. Sie hören in zwei Minuten, wie der Assistent nachfragt.
Jetzt Testanruf startenSchweigepflicht kompakt
In der Kieferorthopädie rufen meist Eltern für ihre Kinder an. Aufgenommen werden deshalb der Name des Kindes, das Alter, ob eine Überweisung vorliegt, und die Rückrufnummer der Eltern. Mehr braucht die Terminvergabe nicht, und mehr fragt der Assistent nicht.
Verarbeitet wird an drei Orten: Telefonie, Gesprächsnotizen und Termine auf eigenen Servern in der Schweiz, das Sprachverstehen über einen Dienst von Google, die Website bei IONOS in Karlsruhe. Den Auftragsverarbeitungsvertrag erhalten Sie beim Start, die Aufstellung steht auf der Seite Sicherheit und Datenverarbeitung.
Auskunft über einen laufenden Behandlungsstand gibt der Assistent nicht — auch nicht an jemanden, der sich am Telefon als Elternteil ausgibt. Solche Fragen gehen als Rückrufnotiz an Ihr Team.
Was die Daueranruf-Last kostet
Rechnen wir mit Ihren Zahlen:
Behandeln Sie auch allgemeinzahnärztlich, lohnt der Blick auf die Telefonlösung für Zahnarztpraxen mit Schmerz-Triage und Recall. Weitere Branchen zeigt die Übersicht der Branchenlösungen.
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Häufige Fragen
Kann die KI Termine umbuchen, wenn Eltern für ihre Kinder anrufen?
Ja, dieser Fall ist der Standard in der Kieferorthopädie. Der Assistent erfragt Name und Geburtsdatum des Kindes, storniert den alten Termin und bietet freie Zeitfenster aus Ihrem Kalender an. Die Umbuchung steht anschließend in der E-Mail-Zusammenfassung, die Ihr Team nach jedem Gespräch erhält.
Was passiert bei einem gelösten Bracket oder wenn der Draht sticht?
Der Assistent stellt drei Fragen: Was hat sich gelöst? Sticht der Draht in Wange oder Zahnfleisch? Bestehen Schmerzen am Zahn? Nach Ihren Schwellen vergibt er einen Akuttermin oder nennt den Wachs-Hinweis aus Ihrer Wissensbasis, ausdrücklich als Praxis-Hinweis und nicht als medizinischen Rat.
Gibt der Assistent medizinische Ratschläge?
Nein. Er gibt ausschließlich Hinweise wieder, die Sie in der Wissensbasis freigegeben haben, etwa das Abdecken einer wunden Stelle mit Schutzwachs, und kennzeichnet sie als Hinweis der Praxis. Diagnosen oder Therapieempfehlungen stellt er nicht; bei unklaren Beschwerden stellt er durch oder vergibt einen Akuttermin.
Ist der KI-Telefonassistent mit der Schweigepflicht vereinbar?
Für Kieferorthopäden gilt § 203 StGB: Externe Dienstleister dürfen unter definierten Voraussetzungen als mitwirkende Personen einbezogen werden. CallButler stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bereit (auf Anfrage unter service@callbutler.cloud). Die Bewertung für Ihre Praxis nimmt Ihr Datenschutzbeauftragter vor; diese Antwort ist keine Rechtsberatung.