Es ist kurz nach acht, die Gruppe kommt an, Jacken werden ausgezogen, ein Kind weint. Am Eingang klingelt das Telefon: eine Mutter, die ihren Sohn krankmelden will. Niemand kann jetzt abnehmen, denn die Kinder gehen vor. Die Mutter versucht es später noch einmal, gibt dann auf und schickt keine Nachricht. Bis mittags weiß niemand, welche Kinder heute fehlen und warum.
Anrufe erreichen Sie genau dann, wenn die Betreuung läuft. Der KI-Telefonassistent für Kitas nimmt jeden Anruf sofort an, klärt das Anliegen ruhig und schickt Ihnen nach jedem Gespräch eine Zusammenfassung per E-Mail. So bleibt Ihr Team bei den Kindern, und keine Meldung geht verloren.
Hören Sie selbst, wie CallButler eine Krankmeldung aufnimmt. Rufen Sie unsere Testzentrale an: +41 44 244 05 45. Der Anruf ist kostenlos und dauert zwei Minuten.
Jetzt Testanruf startenSo nimmt der KI-Telefonassistent für Kitas eine Krankmeldung auf
Eine Krankmeldung braucht klare Angaben, damit die Gruppenleitung Bescheid weiß und die Anwesenheitsliste stimmt. Der Assistent fragt freundlich die Punkte ab, die Sie brauchen. So klingt das:
AnruferinGuten Morgen, ich muss meinen Sohn abmelden, er ist krank.
KIDas tut mir leid. Wie heißt Ihr Sohn, und in welcher Gruppe ist er?
AnruferinJonas Berger, bei den Marienkäfern.
KIDanke. Wissen Sie schon, wie lange er voraussichtlich fehlt?
AnruferinHeute und morgen bestimmt, danach schauen wir.
KIIch notiere: Jonas Berger, Gruppe Marienkäfer, krank für heute und morgen. Die Gruppenleitung bekommt die Meldung gleich. Gute Besserung.
Platzanfragen und Warteliste ohne verlorenen Kontakt
Platzanfragen kommen unregelmässig und fast nie zu einem passenden Zeitpunkt — mitten in der Betreuung, während der Eingewöhnung, kurz vor dem Mittagessen. Der Assistent nimmt Name des Kindes, Geburtsdatum, gewünschter Betreuungsbeginn und Umfang auf und legt die Anfrage Ihrer Leitung vor.
Steht das Kind auf der Warteliste, hält er auch das fest: wann angefragt wurde und mit welchem Wunschtermin. So entsteht die Reihenfolge aus dem Eingang und nicht daraus, wer zuletzt angerufen hat.
Zusagen zu einem Platz macht er nicht. Ob ein Platz frei wird und wer ihn bekommt, entscheidet Ihre Leitung nach Ihren Kriterien — der Assistent sorgt nur dafür, dass keine Anfrage verlorengeht.
Auskunft zu Öffnungszeiten und zur Einrichtung
Viele Anrufe sind einfache Fragen: Wann öffnet und schließt die Kita, wie läuft die Eingewöhnung, welches Konzept liegt der Arbeit zugrunde. Der Assistent beantwortet diese Fragen aus den Angaben, die Sie hinterlegen. Er gibt allgemeine Auskunft, führt aber keine pädagogische Beratung. Sobald ein Anliegen mehr braucht als die hinterlegte Information, nimmt er es auf und kündigt einen Rückruf durch die Leitung an.
Notfälle werden sofort durchgestellt
Nicht jeder Anruf verträgt eine Notiz. Bei einem dringenden Anliegen stellt der Assistent nach Ihren Regeln sofort an eine hinterlegte Rufnummer durch oder weist auf den Notruf 112 hin, wenn es die Situation erfordert. Die Grenze ist klar gezogen: Routineanliegen nimmt der Assistent auf, alles Dringende erreicht sofort einen Menschen.
Warum die Entlastung im Alltag zählt
Stellen Sie eine fiktive Krankmeldung: Rufen Sie +41 44 244 05 45 an. Sie hören in zwei Minuten, wie der Assistent Kind-Name, Gruppe und Grund aufnimmt.
Jetzt Testanruf startenIn drei Schritten startklar
- Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen Gruppen, Öffnungszeiten, die Auskünfte zur Einrichtung und Ihre Regel für Weiterleitung und Notfälle.
- Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Kita-Nummer bleibt unverändert. Sie leiten dauerhaft oder nur während der Betreuungszeiten weiter.
- 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Sie lesen die Zusammenfassungen und schärfen die Abfragen nach.
Wie die Weiterleitung an Ihr Team funktioniert, zeigt die Funktionsseite Anruf-Zusammenfassung per E-Mail.
Welche Einrichtungen CallButler sonst noch entlastet, zeigt die Branchenübersicht des KI-Telefonassistenten.
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Häufige Fragen
Nimmt die KI Anrufe an, während wir bei den Kindern sind?
Ja. Der Assistent geht sofort ans Telefon, auch wenn Ihr Team in der Gruppe gebunden ist. Krankmeldungen und Platzanfragen nimmt er ruhig und strukturiert auf und sendet Ihnen die Zusammenfassung per E-Mail. So bleibt keine Meldung auf der Mailbox hängen.
Wie werden dringende Anliegen und Notfälle behandelt?
Bei dringenden Anliegen stellt der Assistent nach Ihren Regeln sofort an eine hinterlegte Rufnummer durch oder weist auf den Notruf 112 hin. Routineanliegen wie Krankmeldungen nimmt er auf. Die Grenze legen Sie bei der Einrichtung fest, sie ist jederzeit anpassbar.
Berät die KI Eltern zu pädagogischen Fragen?
Nein. Der Assistent gibt allgemeine Auskunft zu Öffnungszeiten, Eingewöhnung und Konzept-Basis aus den Angaben, die Sie hinterlegen. Pädagogische Beratung übernimmt er nicht. Braucht ein Elternteil ein Gespräch, nimmt er das Anliegen auf und kündigt einen Rückruf durch die Leitung an.
Was kostet der Telefonservice für die Kita?
Der KI-Telefonassistent kostet ab CHF 9,90 im Monat, unabhängig vom Anrufaufkommen je nach Plan 100, 400 oder 1’000 Inklusivminuten; darüber gestaffelte Zusatzminuten. Klassische Telefonservices rechnen pro Anruf ab. Alle Pläne sind monatlich kündbar und enthalten das vertragliche SLA von 99,9 % Verfügbarkeit des Assistenten.