Sie sitzen mit einem Kundenpaar über der Rundreise durch Namibia, vergleichen zwei Flugvarianten, und die zweite Leitung klingelt. Rangehen hieße, das Beratungsgespräch zu unterbrechen. Also läuft der Anruf gegen die Mailbox. Der Interessent mit der Familienreise in den Sommerferien probiert es kein zweites Mal, sondern beim Büro in der Nachbarstraße. Die Nachfrage zur bereits gebuchten Kreuzfahrt bleibt bis zum Abend liegen.
Ein Beratungsgespräch dauert, und solange blockiert es die Leitung. Der KI-Telefonassistent für Reisebüros nimmt Anrufe an, die Sie gerade nicht annehmen können, ordnet das Anliegen ein und schickt Ihnen nach jedem Gespräch eine Zusammenfassung per E-Mail. Neue Anfragen und Statusfragen landen sortiert im Postfach, statt verloren zu gehen.
Hören Sie selbst, wie CallButler eine Reise-Anfrage aufnimmt. Rufen Sie unsere Testzentrale an: +41 44 244 05 45. Der Anruf ist kostenlos und dauert zwei Minuten.
Jetzt Testanruf startenSo nimmt der KI-Telefonassistent fürs Reisebüro eine Anfrage auf
Eine gute Reise-Anfrage über Telefon liefert Ihnen die Eckdaten, mit denen Sie den Rückruf vorbereiten. Der Assistent fragt genau diese Punkte ab. So klingt das:
AnruferWir würden gern in den Herbstferien irgendwohin, wo es noch warm ist.
KIDas nehme ich gern für Sie auf. Haben Sie schon eine Region im Kopf oder darf es ein Vorschlag sein?
AnruferKanaren oder vielleicht Ägypten, wir sind offen.
KINotiert. Für wie viele Personen plane ich, und reisen Kinder mit?
AnruferZwei Erwachsene, zwei Kinder, acht und elf.
KIUnd der Zeitraum? Sind Sie an die Herbstferien gebunden?
AnruferJa, die zweite Oktoberhälfte.
KIHaben Sie eine grobe Vorstellung vom Budget pro Person?
AnruferSo um die tausend Euro, all inclusive wäre schön.
KIDanke, ich habe alles notiert. Eine Reiseberaterin ruft Sie zurück. Wann erreichen wir Sie am besten?
Aus dem Gespräch entsteht eine Zusammenfassung mit Ziel, Zeitraum, Personenzahl und grobem Budget, dazu der gewünschte Rückrufzeitpunkt. Sie greifen zum Hörer, wenn Sie die passenden Angebote schon herausgesucht haben, statt bei null zu beginnen. Das ist der Unterschied zwischen einem Telefonservice fürs Reisebüro, der nur einen Rückrufzettel hinterlässt, und einer Aufnahme, mit der Ihr Verkauf sofort arbeitet.
Fragen zum Buchungsstatus fangen das Telefon nicht mehr ab
Viele Anrufe sind keine neuen Anfragen, sondern Rückfragen zu einer laufenden Buchung. „Sind die Sitzplätze schon reserviert?" oder „Wann kommen die Reiseunterlagen?" binden einen Berater, der eigentlich verkauft.
AnruferIch wollte fragen, ob unsere Reiseunterlagen für die Türkei schon unterwegs sind.
KIEinen Moment, ich sehe zu Ihrem Vorgang nach. Die Unterlagen sind vermerkt und werden vor Abreise verschickt. Möchten Sie eine kurze Bestätigung per E-Mail, sobald sie raus sind?
AnruferJa, das wäre gut.
Notfälle während der Reise erreichen sofort Ihre Bereitschaft
Ein Anschlussflug ist geplatzt, das Hotel verweigert die Aufnahme, und der Kunde steht abends am Flughafen. Solche Anrufe dürfen nicht auf der Mailbox landen. Der Assistent erkennt einen Notfall an Ihren Vorgaben, unterbricht die normale Aufnahme und stellt sofort auf den Notfall-Pfad um: Er leitet an die hinterlegte Bereitschaft weiter oder nimmt Ort, Buchungsbezug und Rückrufnummer strukturiert auf, damit die Bereitschaft ohne Rückfrage handeln kann. Reisende rufen aus dem Ausland an, oft in einer anderen Sprache. Der Assistent führt das Gespräch mehrsprachig; wie das funktioniert, zeigt die Seite Mehrsprachigkeit des KI-Telefonassistenten.
Der Rechenblock: was blockierte Leitungen kosten
Stellen Sie eine fiktive Reise-Anfrage: Rufen Sie +41 44 244 05 45 an. Sie hören in zwei Minuten, wie der Assistent Ziel, Zeitraum und Budget abfragt.
Jetzt Testanruf startenIn drei Schritten startklar
- Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen die Abfragepunkte je Anliegen, Ihre Statusauskünfte und die Notfall-Regel mit Bereitschaftsnummer.
- Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Büronummer bleibt unverändert. Sie leiten dauerhaft oder nur bei Nichtannahme weiter.
- 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Sie lesen die Zusammenfassungen und schärfen die Abfragen nach.
Welche Branchen CallButler sonst noch entlastet, zeigt die Branchenübersicht des KI-Telefonassistenten.
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Häufige Fragen
Welche Daten nimmt die KI bei einer Reise-Anfrage auf?
Der Assistent fragt nach Ziel oder Region, Reisezeitraum, Personenzahl samt Kindern und einem groben Budget. Zum Schluss notiert er den gewünschten Rückrufzeitpunkt und die Nummer. Alle Angaben stehen in der E-Mail-Zusammenfassung, mit der Ihr Verkauf den Rückruf vorbereitet.
Was passiert bei einem Notfall während der Reise?
Der Assistent erkennt einen Notfall an Ihren Vorgaben und stellt sofort auf den Notfall-Pfad um. Er leitet an die hinterlegte Bereitschaft weiter oder nimmt Ort, Buchungsbezug und Rückrufnummer auf. Fremdsprachige Anrufe aus dem Ausland führt er mehrsprachig.
Was kostet der Telefonservice fürs Reisebüro?
Der KI-Telefonassistent kostet ab CHF 9,90 im Monat, unabhängig vom Anrufaufkommen je nach Plan 100, 400 oder 1’000 Inklusivminuten; darüber gestaffelte Zusatzminuten. Klassische Telefonservices rechnen pro Anruf ab. Alle Pläne enthalten das vertragliche SLA von 99,9 % Verfügbarkeit und sind monatlich kündbar.
Kann die KI Auskunft zum Buchungsstatus geben?
Ja, organisatorisch. Anhand Ihrer hinterlegten Vorgangsdaten sagt der Assistent etwa, ob Unterlagen verschickt sind oder wann sie kommen. Preisverhandlungen und Umbuchungen übernimmt er nicht, sondern terminiert dafür einen Rückruf durch Ihr Team.