Montagmorgen, 8:40 Uhr. Der Meister liegt unter einem Transporter mit defekter Kupplung, der Geselle holt Teile, an der Annahme steht ein Kunde mit Fragen zur Rechnung. Das Telefon klingelt zum vierten Mal. Wer da anruft, will meistens nur eines: einen Werkstatt-Termin am Telefon vereinbaren. Nach dem sechsten Klingeln legt er auf und wählt die Nummer des nächsten Betriebs.
Der KI-Telefonassistent für KFZ-Werkstätten beendet dieses Muster. Er nimmt jeden Anruf sofort an, führt ein echtes Gespräch und trägt den Termin direkt in Ihre freigegebenen Zeitfenster ein. Ihre Leute schrauben weiter.
Hören Sie selbst, wie CallButler eine Terminanfrage aufnimmt. Rufen Sie unsere Testwerkstatt an: +41 44 244 05 45. Der Anruf ist kostenlos und dauert zwei Minuten.
Jetzt Testanruf startenSo bucht die KI einen Werkstatt-Termin
Der Assistent fragt alles ab, was die Annahme für die Planung braucht. So klingt das:
AnruferGuten Tag, ich bräuchte einen Termin. Meine Bremsen quietschen vorne.
KIDas machen wir. Um welches Fahrzeug handelt es sich?
AnruferEin VW Golf, Baujahr 2019.
KIDanke. Wie lautet das Kennzeichen? Damit findet die Werkstatt Ihre Fahrzeughistorie.
AnruferM-AB 1234.
KINotiert. Tritt das Geräusch nur beim Bremsen auf oder auch während der Fahrt?
AnruferNur beim Bremsen.
KIVerstanden. Wann passt es Ihnen? Die Werkstatt hat am Donnerstag um 7:30 Uhr und am Freitag um 9:00 Uhr einen Annahmetermin frei.
AnruferDonnerstag früh ist gut.
KIDann ist der Termin am Donnerstag um 7:30 Uhr für Ihren Golf eingetragen. Bitte bringen Sie den Fahrzeugschein mit.
Fahrzeug, Kennzeichen, Anliegen und Wunschtermin stehen anschließend in der E-Mail-Zusammenfassung. Ihre Annahme sieht vor dem Termin, was auf die Bühne kommt, und kann Teile vorbestellen.
Statusanfragen binden keine Annahme mehr
Preisauskünfte zu laufenden Reparaturen gibt die KI bewusst nicht. Was der Austausch der Bremsscheiben kostet, entscheidet der Meister nach Befund, nicht das Telefon. Der Assistent erkennt solche Fragen und kündigt den Rückruf an.
Reifensaison ohne Besetztzeichen
Genau dafür legen Sie im Assistenten Saison-Slots an. Sie geben für die Wechselwochen eigene Zeitfenster in Taktung Ihrer Bühnenkapazität frei, etwa alle 30 Minuten ein Radwechsel-Termin. Die KI füllt diese Slots der Reihe nach und fragt dabei ab, ob die Räder eingelagert sind oder mitgebracht werden. Kein Anrufer hängt in der Warteschleife, kein Zettel mit Rückrufbitte geht an der Annahme verloren. Nach der Saison deaktivieren Sie die Slots wieder.
Was ein unbesetztes Telefon kostet
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen:
Testen Sie die Terminbuchung selbst: Rufen Sie +41 44 244 05 45 an und vereinbaren Sie einen fiktiven Bremsen-Termin. Sie hören in zwei Minuten, wie der Assistent nachfragt.
Jetzt Testanruf startenIn drei Schritten einsatzbereit
- Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen Terminarten, Annahmezeiten und die Fragen, die Ihre Annahme stellen würde. Wie die Kalenderanbindung funktioniert, zeigt die Seite Terminbuchung per KI-Telefonassistent.
- Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Werkstattnummer bleibt; Sie leiten dauerhaft oder nur bei Besetzt an CallButler weiter.
- 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Ihr Team prüft die Zusammenfassungen und justiert die Regeln nach.
Weitere Branchenlösungen, etwa für Sanitärbetriebe oder Malerbetriebe, zeigt die Übersicht KI-Telefonassistent nach Branchen.
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Häufige Fragen
Versteht die KI Werkstatt-Anliegen wie Geräusche oder Warnleuchten?
Ja, der Assistent nimmt das Anliegen in den Worten des Kunden auf und stellt eine Rückfrage zur Einordnung, etwa wann ein Geräusch auftritt. Eine Diagnose stellt er nicht; die Beschreibung landet wörtlich in der Zusammenfassung, damit Ihr Meister vorbereitet ist.
Wie hilft die KI in der Reifenwechsel-Saison?
Sie legen für Oktober und April eigene Saison-Slots in Taktung Ihrer Bühnenkapazität an. Der Assistent füllt diese Zeitfenster der Reihe nach, fragt nach Einlagerung und nimmt parallel beliebig viele Anrufe an. Besetztzeichen und Warteschleife entfallen auch am stärksten Wechseltag.
Nennt die KI Preise für Reparaturen?
Nein, bewusst nicht. Reparaturpreise hängen vom Befund ab und gehören in die Hand des Meisters. Der Assistent erkennt Preisfragen, erklärt das dem Anrufer und kündigt einen Rückruf an. Feste Standardpreise, etwa für den Radwechsel, können Sie auf Wunsch hinterlegen.
Bucht die KI auch Pickerl-Termine für die §57a-Begutachtung?
Ja. Der Assistent nimmt den Terminwunsch fürs Pickerl auf, fragt Fahrzeug und Kennzeichen ab und trägt die §57a-Begutachtung in Ihre freigegebenen Zeitfenster ein. Die Bestätigung steht anschließend in der E-Mail-Zusammenfassung, mit Hinweis an den Kunden, den Zulassungsschein mitzubringen.
Was kostet der KI-Telefonassistent für meine Werkstätte?
Der Einstiegsplan beginnt bei CHF 9,90 pro Monat, als fester Betrag statt Abrechnung pro Anruf. Alle Pläne sind monatlich kündbar und enthalten ein vertragliches SLA mit 99,9 % Verfügbarkeit. Die vollständige Übersicht finden Sie auf der Preisseite unter /at/preise.
Kann der Assistent den Reparaturstatus durchgeben?
Mit Anbindung an Ihr Werkstattsystem ja: Er nennt den hinterlegten Auftragsstatus. Ohne Anbindung nimmt er Kennzeichen und Rückrufnummer auf und markiert die Anfrage in der Zusammenfassung; Ihr Team ruft nach einem Blick auf den Auftrag zurück.