Termine und Kalender
Ein Termin, den jemand abtippen muss, ist ein halber Termin.
Was der Assistent wissen muss
Damit ein Termin brauchbar ist, braucht der Assistent drei Dinge von Ihnen: wann Sie überhaupt Termine vergeben, wie lange ein Termin bei Ihnen dauert, und welche Angaben dazugehören – Name, Rückrufnummer, Anliegen, vielleicht ein Kennzeichen oder eine Fallnummer. Diese Angaben hinterlegen Sie beim Start als Kalenderzugang und Terminregeln; die AGB nennen das unter der Mitwirkung des Kunden (Ziffer 7).
Wie das Gespräch läuft
Anliegen
Der Assistent klärt zuerst, worum es geht – nicht jedes Anliegen braucht einen Termin.
Zeitfenster
Er schlägt vor, was zu Ihren Regeln passt, statt den Anrufer ins Blaue wählen zu lassen.
Bestätigung
Er wiederholt Datum, Zeit und Namen, damit ein Missverständnis im Gespräch auffällt und nicht am Termintag.
Wenn es nicht passt
Manche Anliegen gehören nicht in einen Kalender: ein Angebot, eine Reklamation, eine Frage, die Sie selbst beantworten wollen. Dann nimmt der Assistent auf und stellt zu – siehe Was nach dem Anruf bei Ihnen ankommt.
Welche Kalender- und Praxissysteme in Ihrem Fall angebunden werden können, klären wir vor dem Start konkret statt es hier pauschal zu versprechen: +41 44 244 05 45.