Wer in einer psychotherapeutischen Praxis anruft, hat oft lange gezögert, bevor er zum Hörer greift. Und dann meldet sich eine Mailbox. Während einer Sitzung kann niemand ans Telefon gehen, das ist richtig so. Für den Menschen am anderen Ende bleibt trotzdem das Gefühl, im entscheidenden Moment niemanden erreicht zu haben. Dazu kommen die langen Wartelisten, die in der ambulanten Psychotherapie zum Alltag gehören.
Der KI-Telefonassistent von CallButler nimmt Anrufe an, wenn Sie sie nicht annehmen können. Er ersetzt keine Therapeutin und kein Erstgespräch. Er sorgt dafür, dass sich am Telefon jemand meldet, das Anliegen aufnimmt und ehrlich sagt, wie es weitergeht. Nach jedem Gespräch erhalten Sie eine Zusammenfassung per E-Mail und rufen zurück, wenn Sie Zeit haben.
Was der Assistent am Telefon übernimmt
Der Assistent führt ruhige Gespräche in normaler Sprache, kein Tastenmenü. Er arbeitet in den Grenzen, die Sie festlegen, und trifft keine inhaltlichen Entscheidungen über eine Behandlung.
Erstanfrage aufnehmen
AnruferHallo. Ich… ich suche einen Therapieplatz. Nehmen Sie neue Patienten?
KIDanke, dass Sie anrufen. Ich bin der digitale Assistent der Praxis, kein Mensch und keine Therapeutin. Ich nehme Ihre Kontaktdaten und Ihr Anliegen auf, damit die Praxis sich bei Ihnen meldet. Darf ich mit Ihrem Namen und einer Rückrufnummer beginnen?
AnruferJa. Maria Berger, 0176…
KIDanke, Frau Berger. Mögen Sie mir in einem Satz sagen, worum es grob geht? Nur so viel, wie Sie möchten.
AnruferIch komme seit Wochen nicht zur Ruhe und schlafe kaum noch.
Der Assistent nimmt auf, was gesagt wird, und deutet es nicht. Er stellt keine Diagnose, gibt keine Einschätzung zur Dringlichkeit einer Behandlung und macht keine Zusagen über einen Platz. Die Wartezeit pflegen Sie selbst; der Assistent erfindet keine Zahl.
Termin absagen oder verschieben
AnruferIch müsste meinen Termin morgen um zehn leider absagen.
KIDas notiere ich. Darf ich Ihren Namen aufnehmen?
AnruferThomas Krause.
KIDanke, Herr Krause. Ich habe die Absage für morgen zehn Uhr vermerkt. Möchten Sie gleich einen neuen Termin anfragen, oder soll die Praxis sich dazu bei Ihnen melden?
AnruferDie Praxis kann sich melden.
KIIn Ordnung. Die Absage ist notiert, und die Praxis kommt für einen neuen Termin auf Sie zu.
Absagen und Verschiebungen laufen so, ohne dass Sie die Sitzung unterbrechen. Der frei gewordene Termin taucht in Ihrer Zusammenfassung auf und kann an Wartende weitergegeben werden.
Wartelisten-Nachrücker informieren
Wird kurzfristig ein Platz frei, kann der Assistent auf Wunsch Menschen von der Warteliste anrufen und fragen, ob der Termin passt. Er gibt sich zu Gesprächsbeginn als KI zu erkennen und nimmt nur eine einfache Rückmeldung auf, Zusage oder Absage. Über die Reihenfolge der Warteliste entscheidet allein die Praxis.
Wenn jemand in einer Krise anruft
Das ist die wichtigste Grenze dieser Seite. Der Assistent ist kein Krisendienst und keine Notfallhilfe. Erkennt er Hinweise auf eine akute Krise, etwa Aussagen über Suizidgedanken, unterbricht er die Aufnahme und verweist ruhig und deutlich auf sofortige Hilfe:
- In akuter Gefahr der Notruf 112
Ehrlich zur Rolle der KI
Ein Anruf in Ihrer Praxis ist oft ein schwerer Schritt. Deshalb gehört an diese Stelle Klartext: Der Assistent führt kein Therapiegespräch, er tröstet nicht und er bewertet nicht, wie es jemandem geht. Er ist ein Werkzeug, das erreichbar ist, wenn Sie es nicht sein können, und das die Brücke zum Rückruf durch einen Menschen baut. Jeder Anrufer erfährt zu Beginn, dass eine KI spricht, und kann jederzeit einen Rückruf durch die Praxis wählen, statt sein Anliegen der KI zu nennen. Diese Offenheit entspricht auch den Transparenzpflichten des EU AI Act, die für KI-Anrufe ab dem 2. August 2026 gelten.
Datenschutz
An dieser Stelle zählt jedes Wort, deshalb ohne Umschweife: Der Assistent nimmt Name, Rückrufnummer und die Bitte um einen Termin oder ein Erstgespräch entgegen. Nach dem Grund des Anrufs fragt er nicht. Wer von sich aus erzählt, warum er anruft, findet das in der Notiz wieder — ausgewertet wird es nicht, und weitergegeben wird es an niemanden ausser Ihnen.
Verarbeitet wird an drei Orten: Telefonie, Gesprächsnotizen und Termine auf eigenen Servern in der Schweiz, das Sprachverstehen während des Gesprächs über einen Dienst von Google, die Website bei IONOS in Karlsruhe. Für die Verarbeitung in Ihrem Auftrag erhalten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag; welche Verarbeitung wo stattfindet, steht auf der Seite Sicherheit und Datenverarbeitung.
Ihre Schweigepflicht bleibt unberührt: Der Assistent ist ein Werkzeug in Ihrem Auftrag, kein Dritter. Und er gibt sich zu Gesprächsbeginn als digitaler Assistent zu erkennen — niemand spricht unwissentlich mit einer Maschine.
In Ruhe ausprobieren
Sie richten den Assistenten per Rufweiterleitung ein; Ihre Praxisnummer bleibt bestehen. Sie leiten Anrufe dauerhaft oder nur während Ihrer Sitzungszeiten weiter. 14 Tage lassen sich kostenlos und ohne Kreditkarte testen, danach ist der Vertrag monatlich kündbar. Wenn Sie hören möchten, wie der Assistent eine Erstanfrage aufnimmt, können Sie die Testpraxis anrufen: +41 44 244 05 45. Ohne Verpflichtung.
Einen Überblick über weitere Fachrichtungen gibt die Seite KI-Telefonassistent für Arztpraxen und die Branchenübersicht des KI-Telefonassistenten.
Weitere Branchen
Häufige Fragen
Gibt der Assistent eine therapeutische Einschätzung ab?
Nein. Der Assistent nimmt Kontaktdaten und das grobe Anliegen auf, mehr nicht. Er stellt keine Diagnose, bewertet keine Dringlichkeit und macht keine Aussagen über eine Behandlung. Alles Inhaltliche bleibt bei Ihnen. Der Anrufer erfährt zu Beginn, dass er mit einer KI spricht.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. Der Assistent gibt sich zu Gesprächsbeginn als digitaler Assistent der Praxis zu erkennen. Wer lieber mit einem Menschen sprechen möchte, kann einen Rückruf durch die Praxis wählen, statt sein Anliegen zu schildern. Diese Offenheit entspricht dem EU AI Act, der ab dem 2. August 2026 gilt.
Wie wird die Wartezeit für einen Therapieplatz genannt?
Sie pflegen die aktuelle Wartezeit selbst im System, der Assistent liest sie aus und nennt sie ehrlich. Er verspricht keinen Platz und beschönigt nichts. Ändert sich die Lage, passen Sie den Wert an; ab dem nächsten Anruf gilt die neue Auskunft.
Was passiert, wenn jemand in einer Krise anruft?
Der Assistent ist kein Krisendienst. Erkennt er Hinweise auf eine akute Krise, verweist er ruhig auf sofortige Hilfe: die Telefonseelsorge unter 0800 111 0 111 und in akuter Gefahr den Notruf 112. Er macht deutlich, dass er selbst nicht helfen kann, und hält niemanden im Gespräch.
Sind die aufgenommenen Anliegen ausreichend geschützt?
Anliegen aus der Psychotherapie sind besonders sensibel. CallButler stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bereit (auf Anfrage unter service@callbutler.cloud); Zusammenfassungen gehen nur an Ihre hinterlegte Adresse. Die rechtliche Bewertung nimmt Ihr Datenschutzbeauftragter vor. Diese Antwort ersetzt keine Rechtsberatung.