Ihre Hände liegen an der Schulter des Patienten, die manuelle Therapie läuft seit acht Minuten. Das Telefon klingelt. Rangehen heißt Behandlung unterbrechen; klingeln lassen heißt vielleicht eine Absage verpassen, deren Slot heute noch zu füllen gewesen wäre. Im 20-Minuten-Takt gibt es keine Pufferzeit für Telefonate, und eine Rezeption hat längst nicht jede Praxis.
Der KI-Telefonassistent für Physiotherapie-Praxen nimmt diese Anrufe an, jeden einzelnen. Er bucht Termine nach Ihren Regeln und fasst jedes Gespräch per E-Mail zusammen. Wer sein Praxis-Telefon entlasten will, ohne eine Kraft an die Anmeldung zu setzen, leitet einfach die vorhandene Nummer weiter.
Hören Sie selbst, wie CallButler einen Termin bucht. Rufen Sie unsere Testpraxis an: +41 44 244 05 45. Der Anruf ist kostenlos und dauert zwei Minuten.
Jetzt Testanruf startenTermine bucht und verschiebt die KI im Gespräch
Verschiebungen sind der Klassiker im Praxisalltag. So klingt eine mit Assistent:
AnruferinIch müsste meinen Termin am Donnerstag um 14 Uhr leider verschieben.
KIDas richte ich gern ein. Als Ausweichtermin ist Freitag um 9:40 Uhr frei, alternativ Montag um 16:20 Uhr. Passt einer davon?
AnruferinFreitag um 9:40 Uhr geht gut.
KIGebucht. Ihren Donnerstagstermin habe ich storniert; die Praxis bietet ihn Patienten auf der Warteliste an. Sie erhalten eine Bestätigung.
Bei neuen Patienten fragt die KI nach der Verordnung
Ein Ersttermin ohne geklärte Heilmittelverordnung kostet an der Anmeldung Zeit und im Zweifel den Behandlungsbeginn. Der Assistent klärt den Status im ersten Anruf:
AnruferMein Orthopäde hat mir Krankengymnastik verschrieben. Bekomme ich bei Ihnen einen Termin?
KIGern. Liegt Ihnen die Heilmittelverordnung schon vor?
AnruferJa, sechsmal Krankengymnastik steht drauf.
KIDanke. Ist auf der Verordnung ein dringlicher Behandlungsbedarf vermerkt?
AnruferNein, da steht nichts.
KIDann schlage ich als Ersttermin Dienstag um 10:20 Uhr vor. Bitte bringen Sie die Verordnung mit. Falls das Ausstellungsdatum schon länger zurückliegt, meldet sich die Praxis bei Ihnen.
Absagen werden zur Nachrücker-Chance
Angerufene: „Oh, ja, das passt sogar."
KI: „Dann ist der Termin für Sie gebucht. Bis heute um 14 Uhr."
Der Assistent gibt sich zu Gesprächsbeginn als KI zu erkennen. Das entspricht den Transparenzpflichten des EU AI Act, die für KI-Anrufe ab dem 2. August 2026 gelten. Angerufen werden nur Patienten, die der telefonischen Benachrichtigung zugestimmt haben; die Reihenfolge der Warteliste bestimmen Ihre Regeln.
Testen Sie die Terminbuchung selbst: Rufen Sie +41 44 244 05 45 an und verschieben Sie einen fiktiven Termin. Sie hören in zwei Minuten, wie der Assistent Alternativen anbietet.
Jetzt Testanruf startenWas ein unbesetzter 20-Minuten-Slot kostet
Ein unbesetzter Slot kostet den Satz der Einheit, und er kostet ihn vollständig: Die Miete läuft, das Gerät steht, die Zeit ist weg. Setzen Sie Ihren eigenen Satz ein und rechnen Sie mit drei kurzfristigen Absagen pro Woche, die auf dem Anrufbeantworter landen und deshalb zu spät ankommen, um nachzubesetzen.
Bei 4,3 Wochen sind das rund dreizehn Einheiten im Monat. Ein Teil davon liesse sich retten, wenn die Absage sofort ankommt und der Assistent aus der Warteliste nachfragt.
Die Gegenrechnung steht bei den Plänen und Preisen. Entscheidend ist, wie viele der dreizehn Einheiten Sie zurückholen — nicht der Monatsbetrag.
In drei Schritten einsatzbereit
- Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen Terminarten und Taktung; auch die Wartelisten-Regeln entstehen hier.
- Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Praxisnummer bleibt; Sie leiten dauerhaft oder nur bei Besetzt an CallButler weiter.
- 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Ihr Team prüft die Zusammenfassungen und justiert die Regeln nach.
Weitere Branchenlösungen, etwa für Arztpraxen oder Apotheken, zeigt die Übersicht KI-Telefonassistent nach Branchen.
Weitere Branchen
Häufige Fragen
Fragt der Assistent nach der Heilmittelverordnung?
Ja. Bei neuen Patienten klärt er, ob eine Verordnung vorliegt und ob ein dringlicher Behandlungsbedarf vermerkt ist. Die Angaben stehen in der Zusammenfassung vor dem Ersttermin. Fristen prüft die Praxis nach ihren hinterlegten Regeln; fachliche Bewertungen nimmt die KI nicht vor.
Kann die KI Termine direkt in unseren Kalender buchen?
Ja, der Assistent bucht und verschiebt Termine aus den Zeitfenstern, die Sie freigegeben haben; die Anbindung an Ihr Kalender- oder Praxissystem klären wir bei der Einrichtung. Taktung und Terminarten, etwa 20 oder 30 Minuten, legen Sie im Einrichtungsgespräch fest. Jede Buchung kommt als E-Mail-Zusammenfassung in der Praxis an.
Wie funktioniert die Nachbesetzung aus der Warteliste?
Sagt ein Patient ab, ruft der Assistent Patienten von der Warteliste an und bietet den frei gewordenen Slot konkret an. Zu Gesprächsbeginn gibt er sich als KI zu erkennen, wie es der EU AI Act verlangt. Voraussetzung ist die Zustimmung zur telefonischen Benachrichtigung.
Was kostet der KI-Telefonassistent für Physiotherapie-Praxen?
Der Einstiegsplan liegt bei CHF 9,90 pro Monat, unabhängig vom Anrufaufkommen je nach Plan 100, 400 oder 1’000 Inklusivminuten; darüber gestaffelte Zusatzminuten. Jeder Plan enthält das vertragliche SLA von 99,9 % Verfügbarkeit und ist monatlich kündbar. Zum Vergleich: Ein unbesetzter 20-Minuten-Slot kostet, bei jeder einzelnen Absage.