Samstagvormittag, Sie führen ein Paar durch die Dreizimmerwohnung. In Ihrer Tasche vibriert das Telefon dreimal. Einer der Anrufer wollte genau diese Wohnung sehen; am Montag hat er über ein Portal längst drei andere Besichtigungen vereinbart. Für Makler ist jede Besichtigung zugleich ein Zeitfenster, in dem neue Interessenten verloren gehen. Hausverwaltungen kennen das Problem in anderer Form: Störmeldungen von Mietern fluten das Büro, und zwischen Wasserschaden und defektem Briefkasten geht die Priorität verloren.
Der KI-Telefonassistent für Immobilienmakler und Hausverwaltungen nimmt jeden Anruf sofort an. Er führt echte Gespräche, stellt die Fragen, die Sie sonst stellen würden, und liefert Ihnen das Ergebnis strukturiert per E-Mail.
Hören Sie selbst, wie CallButler einen Interessenten qualifiziert. Rufen Sie unser Testbüro an: +41 44 244 05 45. Der Anruf ist kostenlos und dauert zwei Minuten.
Jetzt Testanruf startenInteressenten qualifiziert die KI im ersten Gespräch
Nicht jeder Anrufer ist ein Käufer. Der Assistent trennt ernsthafte Interessenten von Besichtigungstouristen, bevor Sie eine Minute investieren. So klingt das:
AnruferGuten Tag, ich rufe wegen der Vierzimmerwohnung in der Gartenstraße an. Ist die noch verfügbar?
KIJa, die Wohnung ist noch verfügbar. Damit Herr Krause Sie gezielt beraten kann, habe ich drei kurze Fragen. Suchen Sie zur Eigennutzung oder als Kapitalanlage?
AnruferEigennutzung, wir wollen mit der Familie einziehen.
KIIn welchem Zeitraum planen Sie den Einzug?
AnruferInnerhalb der nächsten sechs Monate, unsere Mietwohnung ist gekündigt.
KIDer Kaufpreis liegt bei 485.000 Euro. Passt das in Ihren Rahmen?
AnruferJa, das haben wir mit der Bank so besprochen.
KIDanke. Am Samstag um 11 Uhr und um 11:45 Uhr sind noch Besichtigungs-Slots frei. Welcher passt Ihnen?
Die Frage nach dem Finanzierungsstatus ist optional zuschaltbar; manche Makler stellen sie erst im persönlichen Gespräch, andere wollen sie vorab beantwortet haben. Sie entscheiden das je Objekt. Jede Antwort steht in der Zusammenfassung, die Sie nach der Besichtigung auf dem Handy lesen.
Besichtigungs-Slots füllt der Assistent aus Ihrem Kalender
Sammelbesichtigungen leben von voller Belegung. Der Assistent vergibt die Slots, die Sie freigeben, und verhindert Doppelbuchungen. Sagt ein Interessent ab, rückt der Termin zurück in den freien Bestand und der nächste Anrufer bekommt ihn angeboten. Sie fahren zu Terminen, bei denen qualifizierte Interessenten warten, nicht zu Einzelbesichtigungen für Unentschlossene.
Störmeldungen nimmt die KI strukturiert auf
Für Hausverwaltungen ist das Telefon vor allem eines: der Kanal für Störmeldungen. Der Assistent fragt jede Meldung gleich ab. So klingt das:
AnruferinHier ist Frau Yilmaz, Bergstraße 12. Bei uns tropft Wasser aus der Badezimmerdecke.
KIDas nehme ich sofort auf. In welcher Wohnung wohnen Sie?
AnruferinDritter Stock links, Wohnung 8.
KITropft es durchgehend oder nur zeitweise?
AnruferinDurchgehend, seit etwa einer Stunde. Es wird eher mehr.
KIIch stufe die Meldung als dringend ein und gebe sie sofort an die Verwaltung weiter. Unter welcher Nummer erreichen wir Sie für den Handwerkertermin?
Objekt und Wohnung, Art des Schadens, Dringlichkeit: Diese drei Angaben enthält jede Meldung, bevor sie Ihr Büro erreicht. Die Dringlichkeits-Stufen legen Sie fest:
| Stufe | Beispiel | Was die KI tut |
|---|---|---|
| Notfall | Wasserrohrbruch, Heizungsausfall im Winter | sofortige Weitergabe nach Ihrem Ablauf |
| Dringend | undichte Stelle, Aufzug steht | Meldung mit Vorrang in der Tagesliste |
| Normal | defekter Briefkasten, Ruhestörung | gesammelte Übergabe zur regulären Bearbeitung |
Ein sachlicher Markt-Hinweis: Einzelne Software-Anbieter im Verwaltungsumfeld bieten inzwischen eigene Voice-Funktionen an, gebunden an die jeweilige Verwaltungssoftware. CallButler arbeitet unabhängig davon per Rufweiterleitung und lässt sich ohne Systemwechsel einführen.
Testen Sie die Aufnahme selbst: Rufen Sie +41 44 244 05 45 an und melden Sie eine fiktive Störung. Sie hören in zwei Minuten, wie der Assistent nachfragt und einstuft.
Jetzt Testanruf startenWas ein verpasster Anruf im Vermittlungsgeschäft kostet
Im Vermittlungsgeschäft ist die Rechnung unbequem einfach: Ein einziger nicht angenommener Anruf kann eine ganze Provision sein. Wer ein Objekt online sieht und anruft, ruft in der Regel bei mehreren an — und vergibt den Termin an den, der zuerst abnimmt.
Setzen Sie Ihre eigene durchschnittliche Provision ein und rechnen Sie mit einer Abschlussquote, die Sie aus Ihren Zahlen kennen. Selbst wenn nur jeder zwanzigste Interessent zum Abschluss führt, ist der Erwartungswert eines einzelnen Anrufs erheblich.
Dagegen steht ein fester Monatsbetrag, einsehbar bei den Plänen und Preisen. Das Verhältnis dieser beiden Zahlen ist in kaum einer Branche so deutlich.
In drei Schritten einsatzbereit
- Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen Objekte, Qualifizierungsfragen und die Dringlichkeits-Stufen für Störmeldungen.
- Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Büronummer bleibt; Sie leiten dauerhaft, nur bei Besetzt oder außerhalb der Bürozeiten an CallButler weiter.
- 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Sie prüfen die Zusammenfassungen und justieren die Fragen nach.
Weitere Einsatzfelder, etwa für Kanzleien oder Praxen, versammelt die Übersicht KI-Telefonassistent nach Branchen.
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Häufige Fragen
Kann die KI Interessenten wirklich qualifizieren?
Ja, mit den Fragen, die Sie vorgeben: gewünschtes Objekt, Eigennutzung oder Kapitalanlage, Zeithorizont und Budget-Einordnung. Die Frage nach dem Finanzierungsstatus ist optional je Objekt zuschaltbar. Alle Antworten stehen in der E-Mail-Zusammenfassung, sortiert nach Objekt, sodass Sie Rückrufe nach Relevanz priorisieren.
Was kostet der KI-Telefonassistent für Immobilienbüros?
Der Einstiegsplan beginnt bei CHF 9,90 pro Monat, unabhängig vom Anrufaufkommen je nach Plan 100, 400 oder 1’000 Inklusivminuten; darüber gestaffelte Zusatzminuten. Alle Pläne enthalten das vertragliche SLA von 99,9 % Verfügbarkeit und sind monatlich kündbar. Zum Vergleich: Klassische Telefonservices rechnen 0,59 bis 1,79 € pro Anruf ab.
Wie nimmt der Assistent Störmeldungen für die Hausverwaltung auf?
Jede Meldung enthält drei Pflichtangaben: Objekt und Wohnung, Art des Schadens, Dringlichkeit. Die Stufen von Notfall bis normal definieren Sie selbst. Jedes Gespräch wird mit Zeitstempel protokolliert, sodass der Eingang der Meldung dokumentiert ist. Die Weitergabe folgt Ihrem Ablauf.
Was passiert bei einem Wasserrohrbruch nachts um drei?
Der Assistent nimmt den Anruf an, erkennt anhand Ihrer Kriterien den Notfall und löst den hinterlegten Ablauf aus, etwa die Information an Ihren Bereitschaftsdienst. Der Mieter erhält eine klare Ansage, was als Nächstes passiert, statt einer Bandansage mit Bürozeiten.
Funktioniert der Assistent mit meiner Makler- oder Verwaltungssoftware?
Der Assistent arbeitet per Rufweiterleitung und setzt keinen Softwarewechsel voraus. Zusammenfassungen kommen per E-Mail und lassen sich in bestehende Abläufe übernehmen. Welche Kalender- und Software-Anbindungen direkt unterstützt werden, klärt das Einrichtungsgespräch. (38 Wörter, plus Marker)