Warum die Slot-Vergabe im Rückruf-Pingpong verpufft
Ein neues Exposé bringt in den ersten Tagen die meisten Anrufe. Genau in diesem Fenster stehen Sie aber selbst in Besichtigungen und erreichen niemanden zurück. Der Interessent hinterlässt eine Nummer, Sie rufen abends an, er hebt nicht ab, am nächsten Morgen dreht sich das Spiel um.
Jeder verpasste Rückruf kostet einen Slot, der leer bleibt, obwohl Nachfrage da ist. Wer bei Ihnen keinen Termin bekommt, bucht beim nächsten Angebot aus der Portalliste. Die Terminvergabe scheitert dann nicht am Interesse, sondern an der Erreichbarkeit.
Wie die KI freie Besichtigungs-Slots vergibt
Zu jedem gebuchten Termin nimmt der Assistent eine Interessenten-Basis auf:
- Name des Anrufers
- Rückrufnummer für Rückfragen oder Absagen
- Objektbezug samt gewähltem Slot
So kommt jede Besichtigungsanfrage am Telefon mit denselben Feldern bei Ihnen an, statt als Zettel oder halbe Mailbox-Nachricht.
So klingt die Terminvergabe am Telefon
AnruferGuten Tag, ich habe die Wohnung in der Lindenstraße im Portal gesehen. Kann ich die besichtigen?
KIGern. Für die Lindenstraße sind noch zwei Termine frei: morgen um 17 Uhr oder am Samstag um 11 Uhr. Welcher passt Ihnen besser?
AnruferSamstag um elf.
KINotiert. Unter welchem Namen darf ich den Termin eintragen, und unter welcher Nummer sind Sie erreichbar?
AnruferSabine Ott, 0176 tausendzweihundert.
KIDanke, Frau Ott. Ihr Besichtigungstermin am Samstag um 11 Uhr in der Lindenstraße ist eingetragen. Frau Weber vom Büro bekommt Ihre Anfrage und meldet sich, falls sich etwas ändert.
Die Beispieldaten sind fiktiv und zeigen nur den Ablauf. Jeder Termin steht danach in der Zusammenfassung, die Sie auf dem Handy lesen.
Mehrere Anfragen als Sammelbesichtigung bündeln
Ob Einzeltermin oder Sammelbesichtigung, die Aufnahme bleibt gleich strukturiert. Wie die KI die Anrufer nach ihrem Bedarf einordnet, beschreibt die Schwesterseite Immobilien-Interessenten am Telefon qualifizieren.
Was nach der Buchung bei Ihnen ankommt
Diese Seite gehört zum Angebot KI-Telefonassistent für Immobilienmakler, das die gesamte Anrufannahme für Makler abdeckt.
Hören Sie selbst, wie CallButler einen Besichtigungstermin vergibt: Rufen Sie das Testbüro an unter +41 44 244 05 45. Der Anruf ist kostenlos und dauert zwei Minuten.
Jetzt Testanruf startenMehr zu dieser Branche
Häufige Fragen
Kann die KI Besichtigungstermine am Telefon selbst vergeben?
Ja. Der Assistent kennt Ihre freigegebenen Besichtigungs-Slots je Objekt, bietet dem Anrufer freie Zeiten an und bucht den gewählten Slot direkt im Kalender Microsoft 365 und Google Kalender. Sie erhalten den Termin samt Kontaktdaten des Interessenten per E-Mail und müssen nicht zurückrufen.
Was passiert, wenn ein Interessent absagt?
Ruft jemand zur Absage an, nimmt die KI sie auf und gibt den Slot wieder frei, sodass ein anderer Interessent nachrücken kann. Sie sehen die Änderung in der E-Mail-Zusammenfassung. Bei Rückfragen zum Objekt vermerkt der Assistent einen Rückrufwunsch für Sie.
Welche Angaben nimmt der Assistent zum Interessenten auf?
Er erfasst Name und Rückrufnummer, den Objektbezug mit gewähltem Slot und auf Wunsch eine Notiz zur Nutzungsabsicht. Jede Besichtigungsanfrage kommt so mit denselben Feldern bei Ihnen an. Welche Felder Pflicht sind, legen Sie fest.
Kann der Assistent eine Sammelbesichtigung koordinieren?
Auf Wunsch ja. Er legt mehrere Anrufer zum selben Objekt auf denselben freigegebenen Slot und vermerkt die angekündigte Personenzahl. Sie zeigen die Wohnung einmal für die ganze Gruppe und sparen einzelne Zusatztermine.