Samstagabend, die Hochzeitsgesellschaft feiert in Ihrem Saal, Ihr Team ist am Empfang, an der Bar und im Service gebunden. In genau diesem Moment ruft ein Brautpaar an, das seine Feier für nächstes Jahr plant und Ihre Location gesehen hat. Niemand kann abnehmen. Der Anruf landet auf der Mailbox oder verstummt nach dem Freizeichen. Das Paar ruft die nächste Location an. Die Anfrage für ein volles Wochenende ist weg, bevor sie je in Ihrem Kalender stand.
Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe an, auch wenn Ihr Team im Einsatz ist. Er erfasst die Eckdaten der geplanten Feier vollständig, sodass Sie am nächsten Werktag mit einem konkreten Vorschlag zurückrufen, statt von der Anfrage nie zu erfahren.
Hören Sie selbst, wie CallButler Ihre Anrufe annimmt. Rufen Sie unsere Test-Location an und stellen Sie eine fiktive Anfrage: +41 44 244 05 45. Der Testanruf ist kostenlos und dauert zwei Minuten.
Jetzt Testanruf startenWas der KI-Telefonassistent in Ihrer Eventlocation übernimmt
Der Assistent führt echte Gespräche statt Bandansagen. Anrufer schildern ihr Vorhaben wie einem Mitarbeiter am Empfang; die KI versteht das Anliegen und nimmt die Eckdaten strukturiert auf. Nach jedem Anruf erhält Ihr Team die Anfrage mit allen Angaben aus dem Gespräch.
Location-Anfrage strukturiert aufnehmen
AnruferGuten Tag, ich suche eine Location für eine Hochzeit im nächsten Sommer.
KISehr gern. Für welches Datum planen Sie, und mit wie vielen Gästen rechnen Sie?
AnruferDer 15. August, wir rechnen mit etwa 120 Gästen.
KIDer 15. August für rund 120 Gäste, notiert. Geht es um die reine Raummiete oder auch um eine Feier mit Bewirtung am Abend?
AnruferFeier mit Abendessen und Tanz, bis in die Nacht.
AnruferJa, gern an einem Wochentagabend.
KIIch vermerke einen Besichtigungswunsch für einen Wochentagabend. Auf welchen Namen und unter welcher Nummer darf ich die Anfrage aufnehmen?
Die Anfrage erreicht Ihr Team als strukturierte E-Mail mit Anlass, Datum, Personenzahl und Besichtigungswunsch. Ihr Vertrieb ruft mit allen Eckdaten zurück und bestätigt Verfügbarkeit und Termin, statt die Grundlagen erst mühsam abzufragen.
Auskunft zu Kapazität und Ausstattung
„Wie viele Personen passen bei Bankettbestuhlung rein?", „Gibt es eine Bühne und Parkplätze?" Solche Fragen entscheiden früh, ob eine Location überhaupt infrage kommt. Der Assistent beantwortet sie aus einer Wissensbasis, die Sie selbst pflegen. Zu einem verbindlichen Angebot oder zu Sonderwünschen verweist er auf das persönliche Gespräch, statt Zusagen zu machen, die Sie nicht geprüft haben.
Besichtigungstermin anbieten
Testen Sie das Anfrage-Gespräch selbst: +41 44 244 05 45 anrufen und eine Location-Anfrage in der Test-Location stellen.
Jetzt Testanruf startenWas eine verpasste Location-Anfrage kostet
Eine gebuchte Eventlocation ist ein hoher Auftragswert; ein verlorener Termin belegt kein zweites Mal dasselbe Datum. Rechnen Sie mit den Zahlen Ihres Hauses nach:
| Position | Ihr Haus |
|---|---|
| Anfragen pro Monat während laufender Events oder außerhalb der Bürozeiten | – |
| Davon unbeantwortet verloren | – |
| Ø Auftragswert einer gebuchten Location | – |
In drei Schritten einsatzbereit
- Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen Ihre Räume, Kapazitäten und die Eckdaten, die eine Anfrage enthalten soll, etwa Anlass, Datum, Personenzahl und Besichtigungswunsch.
- Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Nummer bleibt bestehen. Sie leiten Anrufe während laufender Events weiter oder rund um die Uhr. Ein Eingriff in die Telefonanlage ist nicht nötig.
- Testphase: 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte. Ihr Team prüft die aufgenommenen Anfragen und justiert die Fragen nach. Danach entscheiden Sie; der Vertrag ist monatlich kündbar.
Viele Häuser starten mit der Weiterleitung während belegter Zeiten und schalten den Assistenten erst danach rund um die Uhr frei. Beides lässt sich jederzeit umstellen, ohne neuen Vertrag und ohne Technikertermin.
Verlässlichkeit ist vertraglich zugesichert: CallButler garantiert eine Verfügbarkeit von 99,9 % per SLA in jedem Plan. Der Vertrag ist monatlich kündbar, getestet wird 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte.
Bewirten Sie Ihre Events selbst, lohnt ein Blick auf die Lösung für den Catering-Betrieb mit Event-Anfragen. Weitere Vertikalen zeigt die Übersicht KI-Telefonassistent nach Branchen.
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Häufige Fragen
Nimmt der Assistent Anrufe an, während wir mitten im Event sind?
Ja. Der Assistent nimmt Anrufe rund um die Uhr an, gerade dann, wenn Ihr Team ein laufendes Event betreut. Anlass, Datum, Personenzahl und Besichtigungswunsch erfasst er strukturiert. Am nächsten Werktag rufen Sie mit einem Vorschlag zurück.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Der Assistent gibt sich zu Gesprächsbeginn als digitaler Assistent der Eventlocation zu erkennen. Das entspricht den Transparenzpflichten des EU AI Act, die für KI-Anrufe ab dem 2. August 2026 gelten. Wer lieber mit einem Menschen sprechen möchte, wird nach Ihren Regeln durchgestellt oder für einen Rückruf vermerkt.
Kann der Assistent ein Datum verbindlich zusagen?
Nein. Der Assistent nimmt die Anfrage auf und beantwortet Fragen zu Kapazität und Ausstattung aus Ihrer Wissensbasis. Die Prüfung der Verfügbarkeit und die verbindliche Zusage bleiben bei Ihrem Team. So entsteht keine Doppelbuchung.
Trägt der Assistent Besichtigungstermine direkt in unseren Kalender ein?
Das hängt von Ihrer Einrichtung ab. Bei angebundenem Kalender bietet der Assistent freie Zeitfenster an und trägt den Termin ein. Ohne Anbindung notiert er den Terminwunsch in der E-Mail-Zusammenfassung, und Ihr Team bestätigt ihn.