Samstag, 20:00 Uhr. Ein Paar sitzt zusammen und plant die Hochzeit für den kommenden Sommer, hundert Gäste, gehobenes Buffet. Sie greifen zum Telefon und rufen den Caterer an, dessen Website ihnen gefallen hat. Es klingelt, dann kommt die Ansage: Büro geschlossen, erreichbar Montag bis Freitag. Sie legen auf und rufen den nächsten an. Genau in den Stunden, in denen Menschen ihre Feiern planen, ist der Betrieb nicht erreichbar.
Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe an, auch nachts und am Wochenende. Er erfasst die Eckdaten des Events vollständig, sodass Ihr Team am nächsten Werktag mit einem konkreten Angebot zurückrufen kann, statt die Anfrage nie zu erfahren.
Hören Sie selbst, wie CallButler Ihre Anrufe annimmt. Rufen Sie unser Test-Catering an und stellen Sie eine fiktive Event-Anfrage: +41 44 244 05 45. Der Testanruf ist kostenlos und dauert zwei Minuten.
Jetzt Testanruf startenWas der KI-Telefonassistent in Ihrem Catering übernimmt
Der Assistent führt echte Gespräche statt Bandansagen. Anrufer schildern ihr Vorhaben wie einem Mitarbeiter; die KI versteht das Anliegen und nimmt die Eckdaten strukturiert auf. Nach jedem Anruf erhält Ihr Team die Anfrage mit allen Angaben aus dem Gespräch.
Event-Anfrage strukturiert aufnehmen
AnruferGuten Abend, ich plane eine Firmenfeier und suche ein Catering.
KISehr gern. Um welchen Anlass geht es, und für wie viele Personen planen Sie?
AnruferEin Sommerfest für die Firma, ungefähr 80 Leute.
KIEin Sommerfest für rund 80 Personen, notiert. Steht schon ein Datum fest?
AnruferDer 12. Juni, abends.
KIDer 12. Juni am Abend. An welchem Ort soll das Catering stattfinden?
AnruferBei uns auf dem Firmengelände in Köln-Ossendorf.
KIKöln-Ossendorf, notiert. Haben Sie einen Budget-Rahmen pro Person im Kopf, damit unser Team ein passendes Angebot vorbereiten kann?
AnruferSo um die 40 Euro pro Person.
KIRund 40 Euro pro Person. Auf welchen Namen und unter welcher Nummer darf ich die Anfrage aufnehmen? Unser Team meldet sich am nächsten Werktag mit einem Angebot.
Die Anfrage erreicht Ihr Team als strukturierte E-Mail mit Anlass, Personenzahl, Datum, Ort und Budget-Rahmen. Ihr Vertrieb ruft mit allen Eckdaten zurück und macht direkt ein Angebot, statt die Grundlagen erst abzufragen.
Basisfragen zu Menü und Allergenen
„Bietet ihr auch vegane Menüs?", „Könnt ihr auf Nussallergien Rücksicht nehmen?" Der Assistent beantwortet solche Basisfragen aus einer Wissensbasis, die Sie selbst pflegen. Für die konkrete Menüplanung verweist er auf das persönliche Beratungsgespräch, statt Zusagen zu machen, die Ihr Küchenteam nicht geprüft hat.
Termin für das Beratungsgespräch
Testen Sie das Anfrage-Gespräch selbst: +41 44 244 05 45 anrufen und eine Event-Anfrage im Test-Catering stellen.
Jetzt Testanruf startenWas eine verpasste Event-Anfrage kostet
Ein Catering-Auftrag ist ein hoher Auftragswert; eine verlorene Anfrage wiegt schwerer als ein einzelner Verkauf. Rechnen Sie mit den Zahlen Ihres Betriebs nach:
| Position | Ihr Betrieb |
|---|---|
| Anfragen pro Monat außerhalb der Bürozeiten | – |
| Davon unbeantwortet verloren | – |
| Ø Auftragswert Catering | – |
In drei Schritten einsatzbereit
- Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen Ihr Leistungsspektrum und die Eckdaten, die eine Anfrage enthalten soll, etwa Anlass, Personenzahl, Datum, Ort und Budget-Rahmen.
- Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Nummer bleibt bestehen. Sie leiten Anrufe außerhalb der Bürozeiten weiter oder rund um die Uhr. Ein Eingriff in die Telefonanlage ist nicht nötig.
- Testphase: 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte. Ihr Team prüft die aufgenommenen Anfragen und justiert die Fragen nach. Danach entscheiden Sie; der Vertrag ist monatlich kündbar.
Viele Betriebe starten mit der Weiterleitung außerhalb der Bürozeiten und schalten den Assistenten erst danach auch tagsüber bei Andrang frei. Beides lässt sich jederzeit umstellen, ohne neuen Vertrag und ohne Technikertermin.
Verlässlichkeit ist vertraglich zugesichert: CallButler garantiert eine Verfügbarkeit von 99,9 % per SLA in jedem Plan. Der Vertrag ist monatlich kündbar, getestet wird 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte.
Betreiben Sie neben dem Catering auch ein Restaurant mit Tischen, lohnt ein Blick auf die Lösung für die Gastronomie mit Tischreservierung. Weitere Vertikalen zeigt die Übersicht KI-Telefonassistent nach Branchen.
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Häufige Fragen
Nimmt der Assistent auch abends und am Wochenende an?
Ja. Der Assistent nimmt Anrufe rund um die Uhr an, gerade dann, wenn Ihr Büro geschlossen ist. Anlass, Personenzahl, Datum, Ort und Budget-Rahmen erfasst er strukturiert. Am nächsten Werktag ruft Ihr Team mit einem Angebot zurück.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Der Assistent gibt sich zu Gesprächsbeginn als digitaler Assistent des Catering-Betriebs zu erkennen. Das entspricht den Transparenzpflichten des EU AI Act, die für KI-Anrufe ab dem 2. August 2026 gelten. Wer lieber mit einem Menschen sprechen möchte, wird nach Ihren Regeln durchgestellt oder für einen Rückruf vermerkt.
Kann der Assistent verbindliche Menüs oder Preise zusagen?
Nein. Der Assistent nimmt Anfragen auf und beantwortet Basisfragen aus Ihrer Wissensbasis. Die konkrete Menüplanung und das Angebot bleiben bei Ihrem Team. So macht die KI keine Zusagen, die Ihre Küche nicht geprüft hat.
Trägt der Assistent Beratungstermine direkt in unseren Kalender ein?
Das hängt von Ihrer Einrichtung ab. Bei angebundenem Kalender bietet der Assistent freie Zeitfenster an und trägt den Termin ein. Ohne Anbindung notiert er den Terminwunsch in der E-Mail-Zusammenfassung, und Ihr Team bestätigt ihn.