Sie sitzen mit einer Patientin am Tisch, die Übung zur Handkoordination läuft und braucht Ihre volle Konzentration. Das Telefon klingelt. Rangehen würde die Einheit zerreißen; klingeln lassen kostet vielleicht die Anfrage eines neuen Patienten oder die Chance, eine kurzfristig frei gewordene Einheit noch zu besetzen. In einer Einzeltherapie-Praxis ohne feste Rezeption läuft das Telefon oft ins Leere.
Der KI-Telefonassistent für Ergotherapie-Praxen nimmt diese Anrufe an, jeden einzelnen. Er bucht Termine nach Ihren Regeln und fasst jedes Gespräch per E-Mail zusammen. Wer den Telefonservice seiner Ergotherapie ohne zusätzliche Kraft an der Anmeldung lösen will, leitet einfach die vorhandene Nummer weiter.
Hören Sie selbst, wie CallButler einen Termin bucht. Rufen Sie unsere Testpraxis an: +41 44 244 05 45. Der Anruf ist kostenlos und dauert zwei Minuten.
Jetzt Testanruf startenSo bucht die KI Termine und fängt Absagen ab
Der Termin am Telefon ist das häufigste Anliegen, und die kurzfristige Absage das ärgerlichste. So klingt beides mit Assistent:
AnruferinIch müsste meinen Termin am Mittwoch um 15 Uhr leider absagen, mir ist etwas dazwischengekommen.
KIDas notiere ich. Möchten Sie gleich einen Ausweichtermin? Frei wäre Donnerstag um 11:15 Uhr oder Montag um 14 Uhr.
AnruferinDonnerstag um 11:15 Uhr passt.
KIGebucht. Ihren Mittwochstermin habe ich storniert; die Praxis bietet die Einheit Patienten auf der Warteliste an. Sie bekommen eine Bestätigung.
Eine abgesagte Einheit wird zur Nachrücker-Chance
Angerufener: „Ja, das würde mir sogar besser passen als mein alter Termin."
KI: „Dann ist die Einheit für Sie gebucht. Bis morgen um 11:15 Uhr."
Der Assistent gibt sich zu Gesprächsbeginn als KI zu erkennen. Das entspricht den Transparenzpflichten des EU AI Act, die für KI-Anrufe ab dem 2. August 2026 gelten. Angerufen werden nur Patienten, die der telefonischen Benachrichtigung zugestimmt haben; die Reihenfolge der Warteliste bestimmen Ihre Regeln.
Rückfragen zur Verordnung klärt die KI organisatorisch
Ein Ersttermin ohne geklärte Verordnung kostet an der Anmeldung Zeit. Der Assistent klärt das Organisatorische schon im ersten Anruf:
AnruferMeine Neurologin hat mir Ergotherapie verschrieben. Bekomme ich bei Ihnen einen Termin?
KIGern. Liegt Ihnen die Heilmittelverordnung schon vor?
AnruferJa, sensomotorisch-perzeptive Behandlung steht drauf, sechsmal.
KIDanke. Ich notiere die verordnete Behandlung und die Anzahl. Bitte bringen Sie die Verordnung zum Ersttermin mit. Falls das Ausstellungsdatum schon länger zurückliegt, meldet sich die Praxis vorab bei Ihnen.
Hausbesuche nimmt die KI strukturiert auf
Hausbesuche sind in der Ergotherapie Alltag, besonders in der Neurologie und Pädiatrie. Der Assistent nimmt die Anfrage mit allen Angaben auf, die Ihre Tourenplanung braucht:
AnruferinMein Vater kann nach dem Schlaganfall nicht in die Praxis kommen. Wäre ein Hausbesuch möglich?
KIDas ist möglich. Ich nehme die Anfrage für einen Hausbesuch auf. Wie lautet die Adresse, und gibt es Wunschtage oder -zeiten?
AnruferinBuchenweg 12, vormittags wäre gut.
KINotiert: Hausbesuch Buchenweg 12, vormittags bevorzugt. Die Praxis prüft die Route und meldet sich mit einem Terminvorschlag. Liegt eine Verordnung mit Hausbesuchs-Vermerk vor?
Testen Sie die Terminbuchung selbst: Rufen Sie +41 44 244 05 45 an und sagen Sie einen fiktiven Termin ab. Sie hören in zwei Minuten, wie der Assistent Alternativen anbietet.
Jetzt Testanruf startenWas eine ausgefallene Einheit kostet
Eine ausgefallene Einheit kostet doppelt: den Honorarsatz der Einheit, und den Platz im Kalender, den kurzfristig niemand mehr füllt. Setzen Sie Ihren eigenen Satz ein und rechnen Sie mit zwei kurzfristigen Absagen pro Woche, die niemand entgegennimmt, weil Sie gerade in der Behandlung sind.
Bei 4,3 Wochen im Monat sind das rund neun Einheiten. Ein Teil davon liesse sich retten, wenn die Absage sofort ankommt und der Assistent aus Ihrer Warteliste nachbesetzt — genau dafür hinterlegen Sie die Regeln bei der Einrichtung.
Die Gegenrechnung finden Sie bei den Plänen und Preisen. Entscheidend ist nicht der Monatsbetrag, sondern wie viele der neun Einheiten Sie zurückholen.
In drei Schritten einsatzbereit
- Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen Terminarten, Taktung und die Regeln für Hausbesuche und Warteliste.
- Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Praxisnummer bleibt; Sie leiten dauerhaft oder nur bei Besetzt an CallButler weiter.
- 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Ihr Team prüft die Zusammenfassungen und justiert die Regeln nach.
Wie der Assistent in verwandten Heilberufen arbeitet, zeigt die Seite KI-Telefonassistent für Physiotherapie-Praxen. Alle Branchenlösungen führt die Übersicht KI-Telefonassistent nach Branchen.
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Häufige Fragen
Wie nimmt der Assistent Hausbesuchs-Anfragen auf?
Er erfasst Adresse, Wunschzeit und den Verordnungsstatus und leitet die Anfrage an Ihre Praxis weiter. Der Assistent legt Hausbesuche nicht selbst in die Route; über die Tour entscheidet Ihre Planung. So geht keine Anfrage verloren, auch wenn niemand am Telefon war.
Fragt die KI nach der Verordnung?
Ja. Bei neuen Patienten klärt der Assistent organisatorisch, ob eine Verordnung vorliegt und was verordnet wurde. Die Angaben stehen in der Zusammenfassung vor dem Ersttermin. Fristen prüft die Praxis nach ihren Regeln; eine therapeutische Auskunft gibt die KI nicht.
Kann die KI Termine direkt in unseren Kalender buchen?
Ja, der Assistent bucht und verschiebt Termine aus den Zeitfenstern, die Sie freigegeben haben; die Anbindung an Ihr Kalender- oder Praxissystem klären wir bei der Einrichtung. Taktung und Terminarten, etwa 45 oder 60 Minuten, legen Sie im Einrichtungsgespräch fest. Jede Buchung kommt als E-Mail-Zusammenfassung in der Praxis an.
Was kostet der KI-Telefonassistent für Ergotherapie-Praxen?
Der Einstiegsplan liegt bei CHF 9,90 pro Monat, unabhängig vom Anrufaufkommen je nach Plan 100, 400 oder 1’000 Inklusivminuten; darüber gestaffelte Zusatzminuten. Jeder Plan enthält das vertragliche SLA von 99,9 % Verfügbarkeit und ist monatlich kündbar. Zum Vergleich: Eine ausgefallene 45-Minuten-Einheit kostet, bei jeder Absage.