Terminausfälle reduzieren in der Arztpraxis

Was ein No-Show die Praxis kostet

Ein nicht abgesagter Termin bleibt leer. Das Zeitfenster ist verplant, die Vorbereitung gelaufen, und kein anderer Patient rückt nach. Bei planbaren Leistungen fällt der Ausfall doppelt ins Gewicht, weil sich der Slot kurzfristig kaum noch besetzen lässt. Über einen Monat summieren sich diese Lücken zu einem messbaren Verlust an Behandlungskapazität.

Wie der Erinnerungsanruf Ausfälle senkt

Der Assistent ruft Ihre Patienten vor dem Termin aktiv an, statt nur eingehende Anrufe entgegenzunehmen. Diese Terminerinnerung per Anruf-KI läuft in vier Schritten:

1. Der Assistent wählt zur festgelegten Zeit die hinterlegte Nummer und nennt zu Beginn den KI-Transparenzhinweis nach EU AI Act.
2. Er erinnert an Datum und Uhrzeit des Termins und fragt, ob der Patient kommt.
3. Bei einer Absage oder Verschiebung nimmt er den neuen Wunsch auf oder gibt den Termin frei.
4. Wird ein Slot frei, meldet der Assistent das an Ihr Team, damit ein Wartelisten-Patient nachrücken kann.

Der Effekt entsteht an zwei Stellen. Patienten, die den Termin vergessen hätten, werden erinnert. Patienten, die absehbar nicht kommen, sagen früh genug ab, sodass der Platz nicht verfällt. So lässt sich die Ausfallquote der Praxis senken, ohne dass Ihre MFA jeden Patienten einzeln anrufen muss.

So klingt ein Erinnerungsanruf

Aus dem Gespräch entsteht eine Zusammenfassung für Ihr Team: alter Termin frei, neuer Termin gebucht. Der Dienstag-Slot lässt sich sofort an einen Patienten von der Warteliste vergeben.

Einwilligung und Datenschutz bei Outbound-Anrufen

Wie Sie Einwilligung, Transparenzsatz und Dokumentation für Outbound sauber aufsetzen, erklärt der Ratgeber EU AI Act und KI-Anrufe. Die technische Umsetzung der aktiven Anrufe beschreibt die Funktionsseite Outbound-Anrufe mit dem KI-Assistenten. Alle weiteren Anwendungsfälle für die Praxis führt die Übersicht KI-Telefonassistent für die Arztpraxis zusammen.

Häufige Fragen

Wie senken Erinnerungsanrufe die No-Show-Quote?

Sie wirken an zwei Punkten. Patienten, die den Termin vergessen hätten, werden rechtzeitig erinnert. Patienten, die nicht kommen können, sagen früh genug ab, sodass der Platz neu vergeben wird. Der frei gewordene Slot geht an Ihr Team zur Nachbesetzung von der Warteliste.

Brauche ich für Erinnerungsanrufe die Einwilligung der Patienten?

In der Regel ja. Ein aktiver Anruf setzt eine tragfähige Rechtsgrundlage voraus, meist die Einwilligung in die telefonische Kontaktaufnahme. Diese holen Sie einmalig ein, etwa bei der Terminvergabe. Details und Muster behandelt der Ratgeber zum EU AI Act; diese Antwort ist keine Rechtsberatung.

Merkt der Patient, dass ein KI-Assistent anruft?

Ja. Der Assistent nennt zu Gesprächsbeginn, dass er der digitale Assistent der Praxis ist. Das entspricht den Transparenzpflichten des EU AI Act, die für KI-Anrufe ab dem 2. August 2026 gelten. Wer lieber mit einem Menschen spricht, wird für einen Rückruf vermerkt.

Was passiert, wenn ein Patient absagt oder nicht erreichbar ist?

Bei einer Absage gibt der Assistent den Termin frei und meldet den offenen Slot an Ihr Team. Bei einer Verschiebung nimmt er den neuen Wunsch auf. Ist der Patient nicht erreichbar, hinterlässt der Assistent nach Ihren Regeln eine Nachricht oder vermerkt den Versuch.