Öffnungszeiten, Feiertage, Notfälle
Ein Assistent, der immer gleich antwortet, ist einfach zu bauen und schwer zu ertragen. Diese drei Regeln machen den Unterschied.
Innerhalb der Geschäftszeit
Der Assistent nimmt an, wenn Sie es nicht können – besetzt, unterwegs, gerade beim Kunden. Er beantwortet, was Sie hinterlegt haben, nimmt das Anliegen auf und stellt es Ihnen zu.
Ausserhalb
Abends, am Wochenende, an Feiertagen: Er sagt, dass Sie geschlossen haben, nennt die nächste erreichbare Zeit und nimmt das Anliegen trotzdem auf. Das ist der Unterschied zum Anrufbeantworter – nicht «rufen Sie später an», sondern «ich habe es notiert, Sie hören am Montag von uns».
Feiertage
Kantonal verschieden, jedes Jahr anders. Hinterlegen Sie die Tage, die für Ihren Betrieb gelten, statt sich auf eine allgemeine Liste zu verlassen. Betriebsferien gehören genauso hinein.
Dringendes
Sie legen fest, was bei Ihnen dringend heisst – ein Wasserschaden ist es, eine Terminverschiebung nicht. Für diese Fälle bestimmen Sie, was geschehen soll: sofortige Weiterleitung an eine Nummer, sofortige Benachrichtigung, oder eine klare Ansage, an wen sich der Anrufer jetzt wenden soll.
Eine Grenze, die wir offen nennen: Der Assistent ist kein Notruf. Wo Leben oder Gesundheit auf dem Spiel stehen, gehört die Ansage auf die zuständige Nummer – 144, 118, 117 – und nicht in eine Warteschlange. Diese Regel bauen wir bei der Einrichtung mit Ihnen ein.