Montagmorgen, 8:40 Uhr. Der Meister liegt unter einem Transporter mit defekter Kupplung, der Geselle holt Teile, an der Annahme steht ein Kunde mit Fragen zur Rechnung. Das Telefon klingelt zum vierten Mal. Wer da anruft, will meistens nur eines: einen Werkstatt-Termin am Telefon vereinbaren. Nach dem sechsten Klingeln legt er auf und wählt die Nummer des nächsten Betriebs.
Der KI-Telefonassistent für KFZ-Werkstätten beendet dieses Muster. Er nimmt jeden Anruf sofort an, führt ein echtes Gespräch und trägt den Termin direkt in Ihre freigegebenen Zeitfenster ein. Ihre Leute schrauben weiter.
Hören Sie selbst, wie CallButler eine Terminanfrage aufnimmt. Rufen Sie unsere Testwerkstatt an: +41 44 244 05 45. Der Anruf ist kostenlos und dauert zwei Minuten.
Jetzt Testanruf startenSo bucht die KI einen Werkstatt-Termin
Der Assistent fragt alles ab, was die Annahme für die Planung braucht. So klingt das:
Anrufer: „Guten Tag, ich bräuchte einen Termin. Meine Bremsen quietschen vorne."
KI: „Das machen wir. Um welches Fahrzeug handelt es sich?"
Anrufer: „Ein VW Golf, Baujahr 2019."
KI: „Danke. Wie lautet das Kennzeichen? Damit findet die Werkstatt Ihre Fahrzeughistorie."
Anrufer: „M-AB 1234."
KI: „Notiert. Tritt das Geräusch nur beim Bremsen auf oder auch während der Fahrt?"
Anrufer: „Nur beim Bremsen."
KI: „Verstanden. Wann passt es Ihnen? Die Werkstatt hat am Donnerstag um 7:30 Uhr und am Freitag um 9:00 Uhr einen Annahmetermin frei."
Anrufer: „Donnerstag früh ist gut."
KI: „Dann ist der Termin am Donnerstag um 7:30 Uhr für Ihren Golf eingetragen. Bitte bringen Sie den Fahrzeugschein mit."
Fahrzeug, Kennzeichen, Anliegen und Wunschtermin stehen anschließend in der E-Mail-Zusammenfassung. Ihre Annahme sieht vor dem Termin, was auf die Bühne kommt, und kann Teile vorbestellen.
Statusanfragen binden keine Annahme mehr
Preisauskünfte zu laufenden Reparaturen gibt die KI bewusst nicht. Was der Austausch der Bremsscheiben kostet, entscheidet der Meister nach Befund, nicht das Telefon. Der Assistent erkennt solche Fragen und kündigt den Rückruf an.
Reifensaison ohne Besetztzeichen
Genau dafür legen Sie im Assistenten Saison-Slots an. Sie geben für die Wechselwochen eigene Zeitfenster in Taktung Ihrer Bühnenkapazität frei, etwa alle 30 Minuten ein Radwechsel-Termin. Die KI füllt diese Slots der Reihe nach und fragt dabei ab, ob die Räder eingelagert sind oder mitgebracht werden. Kein Anrufer hängt in der Warteschleife, kein Zettel mit Rückrufbitte geht an der Annahme verloren. Nach der Saison deaktivieren Sie die Slots wieder.
Was ein unbesetztes Telefon kostet
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen:
Testen Sie die Terminbuchung selbst: Rufen Sie +41 44 244 05 45 an und vereinbaren Sie einen fiktiven Bremsen-Termin. Sie hören in zwei Minuten, wie der Assistent nachfragt.
Jetzt Testanruf startenIn drei Schritten einsatzbereit
- Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen Terminarten, Annahmezeiten und die Fragen, die Ihre Annahme stellen würde. Wie die Kalenderanbindung funktioniert, zeigt die Seite Terminbuchung per KI-Telefonassistent.
- Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Werkstattnummer bleibt; Sie leiten dauerhaft oder nur bei Besetzt an CallButler weiter.
- 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Ihr Team prüft die Zusammenfassungen und justiert die Regeln nach.
Das sagen Werkstätten über CallButler
Weitere Branchenlösungen, etwa für Sanitärbetriebe oder Malerbetriebe, zeigt die Übersicht KI-Telefonassistent nach Branchen.