KI-Telefonassistent für Immobilienmakler und Hausverwaltungen

Samstagvormittag, Sie führen ein Paar durch die Dreizimmerwohnung. In Ihrer Tasche vibriert das Telefon dreimal. Einer der Anrufer wollte genau diese Wohnung sehen; am Montag hat er über ein Portal längst drei andere Besichtigungen vereinbart. Für Makler ist jede Besichtigung zugleich ein Zeitfenster, in dem neue Interessenten verloren gehen. Hausverwaltungen kennen das Problem in anderer Form: Störmeldungen von Mietern fluten das Büro, und zwischen Wasserschaden und defektem Briefkasten geht die Priorität verloren.

Der KI-Telefonassistent für Immobilienmakler und Hausverwaltungen nimmt jeden Anruf sofort an. Er führt echte Gespräche, stellt die Fragen, die Sie sonst stellen würden, und liefert Ihnen das Ergebnis strukturiert per E-Mail.

Interessenten qualifiziert die KI im ersten Gespräch

Nicht jeder Anrufer ist ein Käufer. Der Assistent trennt ernsthafte Interessenten von Besichtigungstouristen, bevor Sie eine Minute investieren. So klingt das:

Anrufer: „Guten Tag, ich rufe wegen der Vierzimmerwohnung in der Gartenstraße an. Ist die noch verfügbar?"

KI: „Ja, die Wohnung ist noch verfügbar. Damit Herr Krause Sie gezielt beraten kann, habe ich drei kurze Fragen. Suchen Sie zur Eigennutzung oder als Kapitalanlage?"

Anrufer: „Eigennutzung, wir wollen mit der Familie einziehen."

KI: „In welchem Zeitraum planen Sie den Einzug?"

Anrufer: „Innerhalb der nächsten sechs Monate, unsere Mietwohnung ist gekündigt."

KI: „Der Kaufpreis liegt bei 485.000 Euro. Passt das in Ihren Rahmen?"

Anrufer: „Ja, das haben wir mit der Bank so besprochen."

KI: „Danke. Am Samstag um 11 Uhr und um 11:45 Uhr sind noch Besichtigungs-Slots frei. Welcher passt Ihnen?"

Die Frage nach dem Finanzierungsstatus ist optional zuschaltbar; manche Makler stellen sie erst im persönlichen Gespräch, andere wollen sie vorab beantwortet haben. Sie entscheiden das je Objekt. Jede Antwort steht in der Zusammenfassung, die Sie nach der Besichtigung auf dem Handy lesen.

Besichtigungs-Slots füllt der Assistent aus Ihrem Kalender

Störmeldungen nimmt die KI strukturiert auf

Für Hausverwaltungen ist das Telefon vor allem eines: der Kanal für Störmeldungen. Der Assistent fragt jede Meldung gleich ab. So klingt das:

Anruferin: „Hier ist Frau Yilmaz, Bergstraße 12. Bei uns tropft Wasser aus der Badezimmerdecke."

KI: „Das nehme ich sofort auf. In welcher Wohnung wohnen Sie?"

Anruferin: „Dritter Stock links, Wohnung 8."

KI: „Tropft es durchgehend oder nur zeitweise?"

Anruferin: „Durchgehend, seit etwa einer Stunde. Es wird eher mehr."

KI: „Ich stufe die Meldung als dringend ein und gebe sie sofort an die Verwaltung weiter. Unter welcher Nummer erreichen wir Sie für den Handwerkertermin?"

Objekt und Wohnung, Art des Schadens, Dringlichkeit: Diese drei Angaben enthält jede Meldung, bevor sie Ihr Büro erreicht. Die Dringlichkeits-Stufen legen Sie fest:

Ein sachlicher Markt-Hinweis: Einzelne Software-Anbieter im Verwaltungsumfeld bieten inzwischen eigene Voice-Funktionen an, gebunden an die jeweilige Verwaltungssoftware. CallButler arbeitet unabhängig davon per Rufweiterleitung und lässt sich ohne Systemwechsel einführen.

Was ein verpasster Anruf im Vermittlungsgeschäft kostet

In drei Schritten einsatzbereit

1. Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen Objekte, Qualifizierungsfragen und die Dringlichkeits-Stufen für Störmeldungen.
2. Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Büronummer bleibt; Sie leiten dauerhaft, nur bei Besetzt oder außerhalb der Bürozeiten an CallButler weiter.
3. 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Sie prüfen die Zusammenfassungen und justieren die Fragen nach.

Das sagen Makler und Verwalter über CallButler

Weitere Einsatzfelder, etwa für Kanzleien oder Praxen, versammelt die Übersicht KI-Telefonassistent nach Branchen.