23:40 Uhr, die Rezeption ist längst unbesetzt. In Zürich hat ein Gast den letzten Zug verpasst und braucht kurzfristig ein Zimmer für zwei Nächte. Er ruft an, hört das Freizeichen, dann die Mailbox. Der nächste Anruf gilt dem Hotel gegenüber. Am Morgen sehen Sie eine verpasste Nummer, die Buchung ist längst woanders.
Ein KI-Telefonassistent schließt diese Lücke. Er nimmt den Anruf sofort an, auch um Mitternacht und auch während des Check-in-Ansturms am Nachmittag, wenn drei Gäste gleichzeitig am Tresen stehen. Die Rezeption bleibt bei den Gästen im Haus, und die Anfrage ist trotzdem aufgenommen.
Hören Sie selbst, wie CallButler Ihre Anrufe annimmt. Rufen Sie unser Testhotel an und stellen Sie eine fiktive Zimmeranfrage: +41 44 244 05 45. Der Testanruf ist kostenlos und dauert zwei Minuten.
Jetzt Testanruf startenWas der KI-Telefonassistent in Ihrem Hotel übernimmt
Der Assistent führt echte Gespräche statt Bandansagen. Gäste sprechen wie mit einem Mitarbeiter am Empfang; die KI versteht das Anliegen und handelt danach. Nach jedem Anruf erhält die Rezeption eine Zusammenfassung per E-Mail mit allen Angaben aus dem Gespräch.
Zimmeranfrage und Verfügbarkeit
Anrufer: „Good evening, do you have a room available for tonight?"
KI: „Good evening. I can check that for you. For how many nights would you like to stay?"
Anrufer: „Two nights, for two people."
KI: „Two nights for two guests. May I take your name and a number where we can reach you?"
Check-in- und Anreise-Infos
„Bis wann ist die Rezeption besetzt?", „Gibt es Parkplätze am Haus?", „Wie komme ich vom Bahnhof zu Ihnen?" Solche Anrufe häufen sich am Anreisetag und binden Personal am Tresen. Der Assistent beantwortet sie aus einer Wissensbasis, die Sie selbst pflegen: Check-in-Zeiten und Anfahrt, dazu Angaben wie Frühstückszeiten oder Late-Check-in-Codes. Ändert sich etwas, ändern Sie einen Eintrag, und der Assistent antwortet ab sofort korrekt.
Zusatzleistungen aktiv anbieten
Ruft ein Gast wegen der Anreise an, kann der Assistent passende Leistungen ansprechen: einen Tisch im Hotelrestaurant, einen Spa-Slot am Ankunftsabend oder einen späten Checkout. Er nimmt den Wunsch auf und übergibt ihn an die Rezeption zur Bestätigung. So wird aus einer reinen Info-Anfrage ein Zusatzumsatz, der sonst am unbesetzten Telefon verloren geht.
Testen Sie das Anfragegespräch selbst: +41 44 244 05 45 anrufen und eine Zimmeranfrage im Testhotel stellen.
Jetzt Testanruf startenMehrsprachigkeit als Standard, nicht als Aufpreis
Was eine unbesetzte Nachtschicht kostet
In drei Schritten einsatzbereit
- Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen Zimmerkategorien, Check-in-Regeln und Anreise-Infos, dazu die Sprachen, die Ihr Assistent sprechen soll.
- Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Hotelnummer bleibt bestehen. Sie leiten Anrufe dauerhaft weiter oder nur nachts und bei besetzter Rezeption. Ein Eingriff in die Telefonanlage ist nicht nötig.
- Testphase: 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte. Die Rezeption prüft nach den ersten Nächten die E-Mail-Zusammenfassungen und justiert Regeln nach. Danach entscheiden Sie; der Vertrag ist monatlich kündbar.
Viele Häuser starten mit der Weiterleitung außerhalb der Rezeptionszeiten und schalten den Assistenten später auch für die Check-in-Stoßzeiten frei. Beides lässt sich jederzeit umstellen, ohne neuen Vertrag und ohne Technikertermin.
Das sagen Hoteliers über CallButler
Verlässlichkeit ist vertraglich zugesichert: CallButler garantiert eine Verfügbarkeit von 99,9 % per SLA in jedem Plan. Der Vertrag ist monatlich kündbar, getestet wird 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte.
Lösungen für andere Betriebe, etwa Restaurants oder Arztpraxen, zeigt die Übersicht KI-Telefonassistent nach Branchen.