In der Prüfungssaison sieht das Kanzleibüro von innen leer aus. Die Prüfungsteams sitzen beim Mandanten, gehen Belege durch und führen Gespräche mit dem Rechnungswesen. Genau dann versucht ein anderer Mandant, die WP-Kanzlei zu erreichen, und kommt an eine Mailbox. Der Anruf ist selten trivial: eine Rückfrage vor einer Gesellschafterversammlung, eine kurzfristige Terminverschiebung, die Frage nach fehlenden Unterlagen für die laufende Prüfung. Erreichbarkeit der WP-Kanzlei entscheidet in diesen Wochen darüber, ob ein Mandant sich betreut fühlt oder allein gelassen.
Der KI-Telefonassistent für Wirtschaftsprüfer nimmt jeden Anruf sofort an, auch wenn niemand im Büro ist. Er führt ein echtes Gespräch, hält fest, worum es geht, und terminiert den Rückruf, statt eine anonyme Nachricht auf Band aufzunehmen.
Hören Sie selbst, wie CallButler einen Mandantenanruf annimmt. Rufen Sie unsere Testkanzlei an: +41 44 244 05 45. Der Anruf ist kostenlos und dauert zwei Minuten.
Jetzt Testanruf startenMandanten-Anfragen nimmt die KI mit Dringlichkeit auf
Der Assistent klärt, wer anruft und wie eilig das Anliegen ist, ohne in die Sache einzusteigen. So klingt das:
AnruferinGuten Tag, hier Sander von der Sander Logistik. Wir haben nächste Woche unsere Gesellschafterversammlung und ich habe eine Rückfrage zum Prüfungsstand. Ist Frau Dr. Ostermann erreichbar?
KIGuten Tag, Frau Sander. Frau Dr. Ostermann ist bis Freitag in einem Mandat vor Ort. Ich nehme Ihr Anliegen auf, damit sie Sie gezielt zurückruft. Geht es um einen Termin oder um eine inhaltliche Rückfrage zur laufenden Prüfung?
AnruferinEher inhaltlich, aber es hat mit der Versammlung am Donnerstag zu tun, es ist also zeitkritisch.
KIVerstanden, ich vermerke die Rückfrage als dringend mit Bezug auf den Termin am Donnerstag. Wann sind Sie für einen Rückruf am besten erreichbar?
Der Assistent erfasst das Anliegen grob und die Dringlichkeit, keine inhaltliche Prüfungsauskunft. Nennt ein Mandant einen Termin oder eine Frist, stuft die KI höher ein. Jeder Eintrag landet auf einer sortierten Rückrufliste:
| Mandant | Anliegen grob | Dringlichkeit |
|---|---|---|
| Sander Logistik GmbH | Rückfrage zum Prüfungsstand vor Gesellschafterversammlung | hoch, Termin Donnerstag genannt |
| Neubauer Handel KG | Terminverschiebung Schlussbesprechung | mittel, Woche flexibel |
| Erstkontakt Mittelständler | Anfrage Jahresabschlussprüfung, neuer Mandant | Rückruf bis Freitag gewünscht |
Statt einer vollen Mailbox sieht der zuständige Prüfer nach dem Außeneinsatz eine geordnete Liste samt Gesprächszusammenfassung und ruft in der richtigen Reihenfolge zurück.
Termine koordiniert der Assistent aus Ihrem Kalender
AnruferWir müssten unsere Schlussbesprechung um eine Woche schieben, bei uns hat sich die Inventur verzögert.
KIDas lässt sich einrichten. Für eine Schlussbesprechung hat Herr Voss am Dienstag der Folgewoche um 10 Uhr oder am Mittwoch um 14 Uhr ein Fenster frei. Was passt Ihnen?
AnruferMittwoch, 14 Uhr.
KINotiert. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail. Herr Voss wird vorab informiert.
Welche Terminart wie viel Zeit bekommt, legen Sie bei der Einrichtung fest. Der Assistent verschiebt nur, was Sie freigegeben haben, und informiert den zuständigen Prüfer.
Unterlagen-Status als organisatorische Auskunft
Ein wiederkehrender Anruf betrifft den Stand angeforderter Unterlagen. Der Assistent gibt dazu organisatorische Auskunft aus Ihrer Wissensbasis, etwa ob eine Anforderungsliste versandt wurde oder bis wann Belege erwartet werden. Prüfungsinhalte bleiben außen vor: Ob ein Sachverhalt korrekt bilanziert ist oder eine Feststellung Bestand hat, beantwortet der Assistent nicht, sondern setzt die Frage mit allen Angaben auf die Rückrufliste. So entsteht keine fachliche Aussage unter dem Namen Ihrer Kanzlei.
Testen Sie die Aufnahme selbst: Rufen Sie +41 44 244 05 45 an und schildern Sie ein fiktives Anliegen. Sie hören in zwei Minuten, wie der Assistent nachfragt und priorisiert.
Jetzt Testanruf startenVerschwiegenheit und Datenschutz
Wie ein KI-Telefonassistent datenschutzkonform betrieben wird, welche Rechtsgrundlagen greifen und welche technischen Maßnahmen dazugehören, ist im Leitfaden zum datenschutzkonformen KI-Telefonassistenten ausführlich beschrieben. Die Bewertung für Ihre Kanzlei nimmt Ihr Datenschutzbeauftragter vor; dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung.
Erreichbarkeit ohne zusätzliches Personal
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen: Die unbeantworteten Anrufe pro Woche treffen genau in den Wochen ein, in denen Ihre Prüfer ausgelastet sind. Ein einziger abgewanderter Mandant steht für ein volles Jahreshonorar. Ein klassischer Telefonservice für die Wirtschaftsprüfung rechnet 0,59 bis 1,79 € pro Anruf ab und kennt Ihre Mandate nicht. CallButler rechnet stattdessen mit einer festen Monatsgebühr, nimmt beliebig viele Gespräche parallel an und stuft die Anliegen nach Ihren Kriterien ein; je nach Plan sind unterschiedlich viele Gesprächsminuten enthalten, darüber gestaffelte Zusatzminuten. Alle Pläne enthalten das vertragliche SLA von 99,9 % Verfügbarkeit und sind monatlich kündbar; die Details zeigt die Übersicht der Preise des KI-Telefonassistenten.
In drei Schritten einsatzbereit
- Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen Wissensbasis, Terminarten und die Kriterien für die Dringlichkeits-Einstufung.
- Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Kanzleinummer bleibt; Sie leiten dauerhaft oder nur bei Besetzt und außerhalb der Bürozeiten an CallButler weiter.
- 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Ihr Team prüft die Rückruflisten und justiert die Kriterien nach.
Ein verwandter Fall gilt für Steuerkanzleien in der Fristenzeit; wie der Assistent dort Unterlagen-Status und Rückrufliste bedient, zeigt die Seite KI-Telefonassistent für Steuerberater. Weitere Einsatzfelder versammelt die Übersicht KI-Telefonassistent nach Branchen.
Häufige Fragen
Bleibt meine WP-Kanzlei erreichbar, wenn das ganze Team im Mandat ist?
Ja. Der Assistent nimmt jeden Anruf an, auch wenn niemand im Büro ist. Er erfasst Mandant, Anliegen grob und Dringlichkeit und terminiert einen Rückruf aus freigegebenen Zeitfenstern. Statt einer Mailbox findet Ihr Prüfer nach dem Außeneinsatz eine sortierte Rückrufliste vor.
Gibt die KI Auskunft zu Prüfungsinhalten?
Nein, bewusst nicht. Ob ein Sachverhalt korrekt bilanziert ist oder eine Feststellung Bestand hat, bleibt Aufgabe Ihrer Berufsträger. Der Assistent erfasst das Anliegen nur grob, erkennt fachliche Fragen und setzt sie mit Mandant und Dringlichkeit auf die Rückrufliste. So entsteht keine fachliche Aussage im Namen Ihrer Kanzlei.
Ist der KI-Telefonassistent mit der Verschwiegenheitspflicht vereinbar?
Die WP-Verschwiegenheit folgt aus § 43 WPO und § 323 HGB. Ein externer Dienstleister muss zur Geheimhaltung verpflichtet werden. CallButler stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bereit (auf Anfrage unter service@callbutler.cloud). Details erläutert der Leitfaden unter /wissen/dsgvo-ki-telefonassistent. Die Bewertung nimmt Ihr Datenschutzbeauftragter vor; dies ist keine Rechtsberatung.
Was passiert bei vielen Anrufen gleichzeitig in der Prüfungssaison?
Der Assistent führt beliebig viele Gespräche parallel, ein Besetztzeichen gibt es nicht. Jeder Anruf wird angenommen und mit Priorität auf die Rückrufliste gesetzt. Der Monatspreis bleibt unabhängig vom Anrufaufkommen gleich CHF 9,90, anders als bei Telefonservices mit Abrechnung pro Anruf.