Testnummer +41 44 244 05 45 anrufen und der KI eine typische Kundenfrage stellen.

Was in die KI-Wissensbasis für Ihr Telefon gehört

Acht Arten von Einträgen decken den Telefon-Alltag der meisten Betriebe ab. Die Checkliste:

1. Öffnungszeiten: reguläre Zeiten und Abweichungen, etwa an Feiertagen oder in Betriebsferien.
2. Leistungen: was Sie anbieten und was bewusst nicht.
3. Preise: feste Preise oder Spannen je Leistung; dazu die Fälle, in denen es ein individuelles Angebot braucht.
4. Anfahrt: Adresse, dazu Hinweise zu Parkplätzen oder ÖPNV.
5. Häufige Fragen: die Fragen, die Ihr Team heute täglich am Telefon beantwortet.
6. Eskalationsregeln: wann die KI durchstellt und wann sie einen Rückruf ankündigt.
7. Team-Zuordnung: wer welche Anliegen übernimmt, damit Rückrufe direkt beim Richtigen landen.
8. Sonderfälle: das Verhalten bei Notfällen oder Reklamationen.

Die Wissensbasis arbeitet damit wie eine kompakte Wissensdatenbank (extern, DoFollow) für genau einen Kanal, das Telefon.

Wie die KI aus einem Eintrag eine Antwort macht

Ein Beispiel aus einer Kfz-Werkstatt, mit fiktiven Werten. Der Eintrag in der Wissensbasis lautet: „Reifenwechsel: 49 € / 59 CHF, Dauer rund 45 Minuten, nur mit Termin. Einlagerung möglich."

Die KI liest den Eintrag nicht vor. Sie formuliert die Antwort im Zusammenhang des Gesprächs und schlägt den nächsten Schritt vor, hier die Terminbuchung durch den Assistenten. Zwei Anrufer stellen dieselbe Frage nie gleich; die Antwort stützt sich trotzdem auf denselben geprüften Eintrag.

Testnummer +41 44 244 05 45 anrufen und eine Frage stellen, die in jeder Wissensbasis stehen sollte, etwa nach den Öffnungszeiten.

Website-Import und Dokument-Upload

Vorlagen für 84 Branchen

Der Start beginnt nicht bei null: CallButler bringt Vorlagen für 84 Branchen mit, jeweils mit den typischen Fragen und Muster-Einträgen der Branche. Sie wählen Ihre Branche, ersetzen die Musterwerte durch Ihre Angaben und streichen, was nicht zutrifft. Ob Praxis oder Werkstatt: Welche Felder abgedeckt sind, zeigt die Branchen-Übersicht des KI-Telefonassistenten.

Pflege im Quartals-Rhythmus

Eine Wissensbasis veraltet leise: Preise ändern sich, Leistungen kommen hinzu. Empfehlung: ein fester Prüftermin pro Quartal. Kontrollieren Sie dabei zwei Quellen, die eigenen Einträge und die E-Mail-Zusammenfassungen der Anrufe. Die Zusammenfassungen zeigen, welche Fragen die KI weiterreichen musste; genau dort fehlt ein Eintrag. So wird die Basis mit jedem Quartal besser, und mit ihr jede Antwort am Telefon.

Was die KI ohne Eintrag nicht wissen kann

Diese Grenze ist Absicht: Lieber eine ehrliche Rückfrage als eine falsche Auskunft am Telefon. Wie Sie die Wissensbasis und die übrigen Einstellungen startklar machen, zeigt die Anleitung KI-Telefonassistent einrichten; den Gesamtüberblick gibt der KI-Telefonassistent von CallButler, die weiteren Fähigkeiten listet die Übersicht aller Funktionen.

Testnummer +41 44 244 05 45 wählen. Die Basis im Test ist ein Muster, das Gespräch echt.

Autorenbox: Andreas Hächler, CMO CallButler