Samstagabend, die Hochzeitsgesellschaft feiert in Ihrem Saal, Ihr Team ist am Empfang, an der Bar und im Service gebunden. In genau diesem Moment ruft ein Brautpaar an, das seine Feier für nächstes Jahr plant und Ihre Location gesehen hat. Niemand kann abnehmen. Der Anruf landet auf der Mailbox oder verstummt nach dem Freizeichen. Das Paar ruft die nächste Location an. Die Anfrage für ein volles Wochenende ist weg, bevor sie je in Ihrem Kalender stand.
Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe an, auch wenn Ihr Team im Einsatz ist. Er erfasst die Eckdaten der geplanten Feier vollständig, sodass Sie am nächsten Werktag mit einem konkreten Vorschlag zurückrufen, statt von der Anfrage nie zu erfahren.
Hören Sie selbst, wie CallButler Ihre Anrufe annimmt. Rufen Sie unsere Test-Location an und stellen Sie eine fiktive Anfrage: +41 44 244 05 45. Der Testanruf ist kostenlos und dauert zwei Minuten.
Jetzt Testanruf startenWas der KI-Telefonassistent in Ihrer Eventlocation übernimmt
Der Assistent führt echte Gespräche statt Bandansagen. Anrufer schildern ihr Vorhaben wie einem Mitarbeiter am Empfang; die KI versteht das Anliegen und nimmt die Eckdaten strukturiert auf. Nach jedem Anruf erhält Ihr Team die Anfrage mit allen Angaben aus dem Gespräch.
Location-Anfrage strukturiert aufnehmen
Anrufer: „Guten Tag, ich suche eine Location für eine Hochzeit im nächsten Sommer."
KI: „Sehr gern. Für welches Datum planen Sie, und mit wie vielen Gästen rechnen Sie?"
Anrufer: „Der 15. August, wir rechnen mit etwa 120 Gästen."
KI: „Der 15. August für rund 120 Gäste, notiert. Geht es um die reine Raummiete oder auch um eine Feier mit Bewirtung am Abend?"
Anrufer: „Feier mit Abendessen und Tanz, bis in die Nacht."
Anrufer: „Ja, gern an einem Wochentagabend."
KI: „Ich vermerke einen Besichtigungswunsch für einen Wochentagabend. Auf welchen Namen und unter welcher Nummer darf ich die Anfrage aufnehmen?"
Die Anfrage erreicht Ihr Team als strukturierte E-Mail mit Anlass, Datum, Personenzahl und Besichtigungswunsch. Ihr Vertrieb ruft mit allen Eckdaten zurück und bestätigt Verfügbarkeit und Termin, statt die Grundlagen erst mühsam abzufragen.
Auskunft zu Kapazität und Ausstattung
Besichtigungstermin anbieten
Testen Sie das Anfrage-Gespräch selbst: +41 44 244 05 45 anrufen und eine Location-Anfrage in der Test-Location stellen.
Jetzt Testanruf startenWas eine verpasste Location-Anfrage kostet
Eine gebuchte Eventlocation ist ein hoher Auftragswert; ein verlorener Termin belegt kein zweites Mal dasselbe Datum. Rechnen Sie mit den Zahlen Ihres Hauses nach:
| Position | Ihr Haus |
|---|---|
| Anfragen pro Monat während laufender Events oder außerhalb der Bürozeiten | – |
| Davon unbeantwortet verloren | – |
| Ø Auftragswert einer gebuchten Location | – |
In drei Schritten einsatzbereit
- Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen Ihre Räume, Kapazitäten und die Eckdaten, die eine Anfrage enthalten soll, etwa Anlass, Datum, Personenzahl und Besichtigungswunsch.
- Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Nummer bleibt bestehen. Sie leiten Anrufe während laufender Events weiter oder rund um die Uhr. Ein Eingriff in die Telefonanlage ist nicht nötig.
- Testphase: 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte. Ihr Team prüft die aufgenommenen Anfragen und justiert die Fragen nach. Danach entscheiden Sie; der Vertrag ist monatlich kündbar.
Viele Häuser starten mit der Weiterleitung während belegter Zeiten und schalten den Assistenten erst danach rund um die Uhr frei. Beides lässt sich jederzeit umstellen, ohne neuen Vertrag und ohne Technikertermin.
Das sagen Eventlocations über CallButler
Verlässlichkeit ist vertraglich zugesichert: CallButler garantiert eine Verfügbarkeit von 99,9 % per SLA in jedem Plan. Der Vertrag ist monatlich kündbar, getestet wird 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte.
Bewirten Sie Ihre Events selbst, lohnt ein Blick auf die Lösung für den Catering-Betrieb mit Event-Anfragen. Weitere Vertikalen zeigt die Übersicht KI-Telefonassistent nach Branchen.