Terminausfälle reduzieren in der Arztpraxis

Was ein No-Show die Praxis kostet

Ein nicht abgesagter Termin bleibt leer. Das Zeitfenster ist verplant, die Vorbereitung gelaufen, und kein anderer Patient rückt nach. Bei planbaren Leistungen fällt der Ausfall doppelt ins Gewicht, weil sich der Slot kurzfristig kaum noch besetzen lässt. Über einen Monat summieren sich diese Lücken zu einem messbaren Verlust an Behandlungskapazität.

Wie der Erinnerungsanruf Ausfälle senkt

Der Assistent ruft Ihre Patienten vor dem Termin aktiv an, statt nur eingehende Anrufe entgegenzunehmen. Diese Terminerinnerung per Anruf-KI läuft in vier Schritten:

1. Der Assistent wählt zur festgelegten Zeit die hinterlegte Nummer und nennt zu Beginn den KI-Transparenzhinweis nach EU AI Act.
2. Er erinnert an Datum und Uhrzeit des Termins und fragt, ob der Patient kommt.
3. Bei einer Absage oder Verschiebung nimmt er den neuen Wunsch auf oder gibt den Termin frei.
4. Wird ein Slot frei, meldet der Assistent das an Ihr Team, damit ein Wartelisten-Patient nachrücken kann.

Der Effekt entsteht an zwei Stellen. Patienten, die den Termin vergessen hätten, werden erinnert. Patienten, die absehbar nicht kommen, sagen früh genug ab, sodass der Platz nicht verfällt. So lässt sich die Ausfallquote der Praxis senken, ohne dass Ihre MFA jeden Patienten einzeln anrufen muss.

So klingt ein Erinnerungsanruf

Anrufer: „Ja, am Apparat."

KI: „Sie haben morgen, Dienstag um 10:20 Uhr, einen Termin bei uns. Passt der Termin noch für Sie?"

Anrufer: „Oh, morgen schaffe ich das nicht."

KI: „Kein Problem. Möchten Sie den Termin absagen oder gleich verschieben?"

Anrufer: „Verschieben, bitte, am besten nächste Woche."

KI: „Ich kann Ihnen Mittwoch um 9:00 Uhr oder Donnerstag um 14:40 Uhr anbieten. Was passt besser?"

Anrufer: „Donnerstag um 14:40 Uhr."

KI: „Notiert: neuer Termin Donnerstag, 14:40 Uhr. Der frei gewordene Platz am Dienstag geht zurück an die Praxis. Danke und bis Donnerstag."

Aus dem Gespräch entsteht eine Zusammenfassung für Ihr Team: alter Termin frei, neuer Termin gebucht. Der Dienstag-Slot lässt sich sofort an einen Patienten von der Warteliste vergeben.

Einwilligung und Datenschutz bei Outbound-Anrufen

Wie Sie Einwilligung, Transparenzsatz und Dokumentation für Outbound sauber aufsetzen, erklärt der Ratgeber EU AI Act und KI-Anrufe. Die technische Umsetzung der aktiven Anrufe beschreibt die Funktionsseite Outbound-Anrufe mit dem KI-Assistenten. Alle weiteren Anwendungsfälle für die Praxis führt die Übersicht KI-Telefonassistent für die Arztpraxis zusammen.