ki telefonie kanzlei

Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage allgemein ein und ist keine Rechtsberatung. Die berufsrechtliche Bewertung Ihres konkreten Einsatzes prüfen Sie mit Ihrer zuständigen Rechtsanwaltskammer.

Eine KI darf in der Kanzlei Anrufe annehmen, Namen und Anliegen aufnehmen und Rückrufe vorbereiten. Sie darf keine Rechtsauskunft geben, denn das wäre eine Rechtsdienstleistung nach dem RDG. Zulässig ist der Einsatz, wenn die Kanzlei die Verschwiegenheit nach § 43e BRAO absichert und den Anbieter sorgfältig auswählt.

Inhalt

Das Erreichbarkeitsproblem in Kanzleien
Was eine KI aufnehmen darf und was nicht
Verschwiegenheit nach § 43a und § 43e BRAO
Die Konflikt-Check-Vorstufe am Telefon
Umsetzung in vier Schritten
Häufige Fragen

Das Erreichbarkeitsproblem in Kanzleien {#erreichbarkeit}

Anwältinnen und Anwälte sind während der Kernzeiten selten am Platz. Sie sitzen in Verhandlungen, in Terminen beim Mandanten oder konzentriert an einem Schriftsatz, dessen Frist am selben Tag abläuft. In genau diesen Stunden ruft die Person an, die eine neue Mandatsanfrage hat und beim ersten Fehlversuch zur nächsten Kanzlei weiterzieht.

Das Sekretariat federt einen Teil ab, deckt aber weder Mittagspausen noch den Feierabend noch die Zeit ab, in der es selbst am anderen Apparat spricht. Für Einzelkanzleien ohne festes Vorzimmer verschärft sich die Lage, weil dort niemand das Telefon übernimmt, sobald die Anwältin außer Haus ist.

Ein unbeantworteter Anruf ist in der Kanzlei selten nur ein verpasstes Gespräch, sondern oft ein verlorenes Mandat. Wer die telefonische Mandantenannahme verbessern will, steht deshalb vor der Frage, ob eine KI diese Lücke schließen darf, ohne mit dem Berufsrecht zu kollidieren.

Was eine KI aufnehmen darf und was nicht {#was-darf-ki}

Die Grenze verläuft zwischen Aufnehmen und Beraten. Zulässig ist, dass die KI den Anruf annimmt, den Namen und die Rückrufnummer erfasst, das Anliegen in Stichworten notiert und einen Rückruf oder Termin vorbereitet. Diese organisatorischen Aufgaben sind keine Rechtsdienstleistung.

Nicht zulässig ist jede Form der Rechtsauskunft. Nach § 2 RDG ist eine Rechtsdienstleistung jede Tätigkeit in konkreten fremden Angelegenheiten, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert. Sobald die KI zu Erfolgsaussichten, Fristen oder der richtigen Vorgehensweise Stellung nähme, überschritte sie diese Linie. Der Assistent wird deshalb so eingestellt, dass er bei rechtlichen Fragen nicht antwortet, sondern den Rückruf durch die Kanzlei ankündigt.

Praktisch heißt das: Die KI sammelt die Fakten für den ersten Kontakt, trifft aber keine Einschätzung. Sie ersetzt die Notiz des Sekretariats, nicht das Gespräch mit der Anwältin. Wie ein solcher Assistent die Erstanfrage strukturiert an die Kanzlei übergibt, zeigt die Seite für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte.

Verschwiegenheit nach § 43a und § 43e BRAO {#verschwiegenheit}

Die anwaltliche Verschwiegenheit steht vor jeder Überlegung zur Telefonannahme. Nach § 43a Abs. 2 BRAO ist der Rechtsanwalt zur Verschwiegenheit über alles verpflichtet, was ihm in Ausübung seines Berufes bekannt wird. Geschützt ist schon die Tatsache, dass eine bestimmte Person Mandant der Kanzlei ist, nicht erst der Akteninhalt.

Am Telefon entsteht das Risiko deshalb früh. Bestätigte eine Stimme, dass Herr Müller in der Kanzlei betreut wird, wäre bereits ein geschütztes Geheimnis offenbart. Genau hier setzt § 43e BRAO an. Die Norm erlaubt seit 2017, Dienstleister einzubinden, soweit deren Zugriff auf geschützte Tatsachen erforderlich ist. Ein Anbieter von KI-Telefonie fällt darunter, sobald seine KI Namen und Anliegen aufnimmt.

Neben der berufsrechtlichen Verpflichtung steht die datenschutzrechtliche. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag der Kanzlei und braucht deshalb einen Auftragsverarbeitungsvertrag, wie ihn der Ratgeber zu DSGVO und KI-Telefonassistent behandelt.

Die Konflikt-Check-Vorstufe am Telefon {#konflikt-check}

Vor der Annahme eines neuen Mandats prüft die Kanzlei, ob ein Interessenkonflikt vorliegt, etwa weil sie die Gegenseite bereits vertritt. Diese Prüfung bleibt Aufgabe der Anwältin und lässt sich nicht an eine KI abgeben. Die KI kann jedoch die Vorstufe erledigen, indem sie die Angaben strukturiert erfasst.

Sie fragt den Namen der anrufenden Person und den Namen der Gegenseite ab, notiert den Sachverhalt in Stichworten und markiert die Anfrage als offen für den Konflikt-Check. Die eigentliche Entscheidung, ob das Mandat angenommen werden kann, trifft die Kanzlei anhand dieser Notiz. So verkürzt sich der spätere Aufwand, ohne dass die KI eine rechtliche Bewertung vornimmt.

Umsetzung in vier Schritten {#umsetzung}

Der Einsatz in der Kanzlei lässt sich in vier Schritten aufsetzen, ohne dass neue Hardware nötig ist.