KI-Telefonassistent für Ihre Rechtsanwaltskanzlei

Sie stehen im Verhandlungssaal, das Handy ist stumm. In der Kanzlei klingelt parallel das Telefon: ein potenzieller Mandant mit einer Kündigungsschutzsache, drei Wochen Frist, hohe Dringlichkeit. Ihre Sekretärin sitzt gerade am Fristenbuch. Der Anrufer erreicht niemanden und wählt die nächste Kanzlei aus den Suchergebnissen. Solche Anrufe entscheiden über Mandate, und sie kommen zuverlässig dann, wenn niemand abheben kann.

Der KI-Telefonassistent für Rechtsanwälte nimmt jeden dieser Anrufe an. Er führt ein echtes Gespräch, sortiert Anliegen nach Ihren Regeln und unterscheidet die Routineanfrage vom Notfall mit ablaufender Frist. Ihr Sekretariat behält die Kontrolle, verliert aber keinen Anruf mehr.

Erstanfragen kommen qualifiziert auf Ihren Tisch

Eine unqualifizierte Nachricht („Herr M. bittet um Rückruf") kostet Sie ein Telefonat zur Vorklärung. Der Assistent erledigt diese Vorklärung im Erstanruf. So klingt das:

Anrufer: „Guten Tag, ich habe gestern eine Kündigung bekommen und brauche einen Anwalt."

KI: „Dabei kann die Kanzlei Sie unterstützen. Ich stelle Ihnen vier kurze Fragen, damit der zuständige Anwalt Ihre Anfrage vorbereitet prüfen kann. Es geht um eine Kündigung durch den Arbeitgeber, richtig?"

Anrufer: „Ja, genau."

KI: „Wie heißt der Arbeitgeber, der gekündigt hat? Die Kanzlei prüft mit dieser Angabe vorab, ob sie das Mandat übernehmen darf."

Anrufer: „Die Muster Logistik GmbH in Dortmund."

KI: „Danke. Wann ist Ihnen die Kündigung zugegangen? Das Datum ist für die Fristenprüfung durch den Anwalt wichtig."

Anrufer: „Vorgestern, per Einwurf in den Briefkasten."

KI: „Notiert. Unter welcher Nummer erreicht Sie die Kanzlei, und wann sind Sie am besten erreichbar?"

Anrufer: „0171 2345678, am besten nach 17 Uhr."

KI: „Danke. Ihre Angaben liegen der Kanzlei in wenigen Sekunden vor. Sie erhalten heute nach 17 Uhr einen Rückruf."

Rechtsgebiet, Gegenseite, Fristangabe und Rückrufnummer stehen strukturiert in der Zusammenfassung. Die Abfrage der Gegenseite ist dabei mehr als Höflichkeit: Sie ist die Vorstufe Ihrer Kollisionsprüfung. Ob eine Interessenkollision tatsächlich vorliegt, prüft die Kanzlei selbst; der Assistent liefert den Namen frei Haus, bevor Sie den Hörer in die Hand nehmen.

Termine bucht der Assistent direkt in Ihren Kalender

Bestandsmandanten, die einen Besprechungstermin wünschen, bedient die KI ohne Umweg über das Sekretariat. Sie vergibt Termine aus den Zeitfenstern, die Sie freigegeben haben, und unterscheidet dabei Terminarten wie Erstberatung und Besprechung im laufenden Mandat. Akteninhalte kennt der Assistent nicht und fragt sie auch nicht ab; er notiert das Aktenzeichen, sofern der Mandant es nennt. Ihr Sekretariat sieht jede Buchung in der Zusammenfassung und im Kalender.

Fristsachen stellt die KI sofort durch

Manche Anrufe dulden keinen Rückruf am nächsten Tag. Dafür gibt es die Eskalationsregel:

Anrufer: „Ich muss dringend jemanden sprechen. Die Berufungsfrist läuft heute ab, mein bisheriger Anwalt meldet sich nicht."

KI: „Verstanden, ich behandle Ihren Anruf als Fristsache. Ich verbinde Sie jetzt direkt mit der Kanzlei. Bitte bleiben Sie in der Leitung."

Verschwiegenheit ist die Voraussetzung, nicht das Kleingedruckte

Kein Anwalt gibt seine Telefonannahme aus der Hand, ohne die berufsrechtliche Frage zu klären. Deshalb steht sie hier im Detail.

Die Verschwiegenheitspflicht folgt aus § 43a Abs. 2 BRAO: Sie erfasst alles, was dem Anwalt in Ausübung seines Berufs bekannt geworden ist. Dass eine Kanzlei dennoch externe Dienstleister einsetzen darf, regelt § 43e BRAO ausdrücklich: Dienstleistern darf der Zugang zu geschützten Tatsachen eröffnet werden, soweit dies für die Inanspruchnahme der Dienstleistung erforderlich ist. Der Anwalt muss den Dienstleister sorgfältig auswählen und in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten. Strafrechtlich flankiert § 203 StGB diese Konstruktion: Mitwirkende Personen dürfen einbezogen werden, ohne dass sich der Berufsgeheimnisträger strafbar macht, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen eingehalten sind.

Ebenso klar ist die zweite Grenze: Der Assistent erteilt keine Rechtsauskünfte. Ob eine Kündigung angreifbar ist oder welche Frist im Einzelfall gilt, beantwortet er nicht, denn Rechtsdienstleistungen sind nach dem RDG den dazu Befugten vorbehalten. Die KI nimmt auf und leitet strukturiert weiter. Beraten bleibt Ihr Beruf.

Was eine verpasste Erstanfrage kostet

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen:

In drei Schritten einsatzbereit

1. Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen Rechtsgebiete, Terminarten und die Begriffe, die eine Fristen-Eskalation auslösen. Den AVV samt Verschwiegenheitsverpflichtung schließen Sie in diesem Schritt.
2. Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Kanzleinummer bleibt; Sie leiten dauerhaft, nur bei Besetzt oder nur außerhalb der Bürozeiten an CallButler weiter.
3. 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Ihr Sekretariat prüft die Zusammenfassungen und schärft die Regeln nach.

Das sagen Kanzleien über CallButler

Die Kanzlei-Telefonannahme per KI eignet sich ebenso für benachbarte Beratungsberufe: Eine eigene Seite für Steuerberater ist geplant und erscheint unter KI-Telefonassistent für Steuerberater. Alle verfügbaren Branchenlösungen zeigt die Übersicht KI-Telefonassistent nach Branchen.