Wer in einer psychotherapeutischen Praxis anruft, hat oft lange gezögert, bevor er zum Hörer greift. Und dann meldet sich eine Mailbox. Während einer Sitzung kann niemand ans Telefon gehen, das ist richtig so. Für den Menschen am anderen Ende bleibt trotzdem das Gefühl, im entscheidenden Moment niemanden erreicht zu haben. Dazu kommen die langen Wartelisten, die in der ambulanten Psychotherapie zum Alltag gehören.
Der KI-Telefonassistent von CallButler nimmt Anrufe an, wenn Sie sie nicht annehmen können. Er ersetzt keine Therapeutin und kein Erstgespräch. Er sorgt dafür, dass sich am Telefon jemand meldet, das Anliegen aufnimmt und ehrlich sagt, wie es weitergeht. Nach jedem Gespräch erhalten Sie eine Zusammenfassung per E-Mail und rufen zurück, wenn Sie Zeit haben.
Was der Assistent am Telefon übernimmt
Der Assistent führt ruhige Gespräche in normaler Sprache, kein Tastenmenü. Er arbeitet in den Grenzen, die Sie festlegen, und trifft keine inhaltlichen Entscheidungen über eine Behandlung.
Erstanfrage aufnehmen
Anrufer: „Hallo. Ich… ich suche einen Therapieplatz. Nehmen Sie neue Patienten?"
KI: „Danke, dass Sie anrufen. Ich bin der digitale Assistent der Praxis, kein Mensch und keine Therapeutin. Ich nehme Ihre Kontaktdaten und Ihr Anliegen auf, damit die Praxis sich bei Ihnen meldet. Darf ich mit Ihrem Namen und einer Rückrufnummer beginnen?"
Anrufer: „Ja. Maria Berger, 0176…"
KI: „Danke, Frau Berger. Mögen Sie mir in einem Satz sagen, worum es grob geht? Nur so viel, wie Sie möchten."
Anrufer: „Ich komme seit Wochen nicht zur Ruhe und schlafe kaum noch."
Der Assistent nimmt auf, was gesagt wird, und deutet es nicht. Er stellt keine Diagnose, gibt keine Einschätzung zur Dringlichkeit einer Behandlung und macht keine Zusagen über einen Platz. Die Wartezeit pflegen Sie selbst; der Assistent erfindet keine Zahl.
Termin absagen oder verschieben
Anrufer: „Ich müsste meinen Termin morgen um zehn leider absagen."
KI: „Das notiere ich. Darf ich Ihren Namen aufnehmen?"
Anrufer: „Thomas Krause."
KI: „Danke, Herr Krause. Ich habe die Absage für morgen zehn Uhr vermerkt. Möchten Sie gleich einen neuen Termin anfragen, oder soll die Praxis sich dazu bei Ihnen melden?"
Anrufer: „Die Praxis kann sich melden."
KI: „In Ordnung. Die Absage ist notiert, und die Praxis kommt für einen neuen Termin auf Sie zu."
Absagen und Verschiebungen laufen so, ohne dass Sie die Sitzung unterbrechen. Der frei gewordene Termin taucht in Ihrer Zusammenfassung auf und kann an Wartende weitergegeben werden.
Wartelisten-Nachrücker informieren
Wenn jemand in einer Krise anruft
Das ist die wichtigste Grenze dieser Seite. Der Assistent ist kein Krisendienst und keine Notfallhilfe. Erkennt er Hinweise auf eine akute Krise, etwa Aussagen über Suizidgedanken, unterbricht er die Aufnahme und verweist ruhig und deutlich auf sofortige Hilfe:
- In akuter Gefahr der Notruf 112
Ehrlich zur Rolle der KI
Ein Anruf in Ihrer Praxis ist oft ein schwerer Schritt. Deshalb gehört an diese Stelle Klartext: Der Assistent führt kein Therapiegespräch, er tröstet nicht und er bewertet nicht, wie es jemandem geht. Er ist ein Werkzeug, das erreichbar ist, wenn Sie es nicht sein können, und das die Brücke zum Rückruf durch einen Menschen baut. Jeder Anrufer erfährt zu Beginn, dass eine KI spricht, und kann jederzeit einen Rückruf durch die Praxis wählen, statt sein Anliegen der KI zu nennen. Diese Offenheit entspricht auch den Transparenzpflichten des EU AI Act, die für KI-Anrufe ab dem 2. August 2026 gelten.
Datenschutz
In Ruhe ausprobieren
Sie richten den Assistenten per Rufweiterleitung ein; Ihre Praxisnummer bleibt bestehen. Sie leiten Anrufe dauerhaft oder nur während Ihrer Sitzungszeiten weiter. 14 Tage lassen sich kostenlos und ohne Kreditkarte testen, danach ist der Vertrag monatlich kündbar. Wenn Sie hören möchten, wie der Assistent eine Erstanfrage aufnimmt, können Sie die Testpraxis anrufen: +41 44 244 05 45. Ohne Verpflichtung.
Einen Überblick über weitere Fachrichtungen gibt die Seite KI-Telefonassistent für Arztpraxen und die Branchenübersicht des KI-Telefonassistenten.