KI-Telefonassistent für Ihr Catering

Samstag, 20:00 Uhr. Ein Paar sitzt zusammen und plant die Hochzeit für den kommenden Sommer, hundert Gäste, gehobenes Buffet. Sie greifen zum Telefon und rufen den Caterer an, dessen Website ihnen gefallen hat. Es klingelt, dann kommt die Ansage: Büro geschlossen, erreichbar Montag bis Freitag. Sie legen auf und rufen den nächsten an. Genau in den Stunden, in denen Menschen ihre Feiern planen, ist der Betrieb nicht erreichbar.

Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe an, auch nachts und am Wochenende. Er erfasst die Eckdaten des Events vollständig, sodass Ihr Team am nächsten Werktag mit einem konkreten Angebot zurückrufen kann, statt die Anfrage nie zu erfahren.

Was der KI-Telefonassistent in Ihrem Catering übernimmt

Der Assistent führt echte Gespräche statt Bandansagen. Anrufer schildern ihr Vorhaben wie einem Mitarbeiter; die KI versteht das Anliegen und nimmt die Eckdaten strukturiert auf. Nach jedem Anruf erhält Ihr Team die Anfrage mit allen Angaben aus dem Gespräch.

Event-Anfrage strukturiert aufnehmen

Anrufer: „Guten Abend, ich plane eine Firmenfeier und suche ein Catering."

KI: „Sehr gern. Um welchen Anlass geht es, und für wie viele Personen planen Sie?"

Anrufer: „Ein Sommerfest für die Firma, ungefähr 80 Leute."

KI: „Ein Sommerfest für rund 80 Personen, notiert. Steht schon ein Datum fest?"

Anrufer: „Der 12. Juni, abends."

KI: „Der 12. Juni am Abend. An welchem Ort soll das Catering stattfinden?"

Anrufer: „Bei uns auf dem Firmengelände in Köln-Ossendorf."

KI: „Köln-Ossendorf, notiert. Haben Sie einen Budget-Rahmen pro Person im Kopf, damit unser Team ein passendes Angebot vorbereiten kann?"

Anrufer: „So um die 40 Euro pro Person."

KI: „Rund 40 Euro pro Person. Auf welchen Namen und unter welcher Nummer darf ich die Anfrage aufnehmen? Unser Team meldet sich am nächsten Werktag mit einem Angebot."

Die Anfrage erreicht Ihr Team als strukturierte E-Mail mit Anlass, Personenzahl, Datum, Ort und Budget-Rahmen. Ihr Vertrieb ruft mit allen Eckdaten zurück und macht direkt ein Angebot, statt die Grundlagen erst abzufragen.

Basisfragen zu Menü und Allergenen

Termin für das Beratungsgespräch

Was eine verpasste Event-Anfrage kostet

Ein Catering-Auftrag ist ein hoher Auftragswert; eine verlorene Anfrage wiegt schwerer als ein einzelner Verkauf. Rechnen Sie mit den Zahlen Ihres Betriebs nach:

In drei Schritten einsatzbereit

1. Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen Ihr Leistungsspektrum und die Eckdaten, die eine Anfrage enthalten soll, etwa Anlass, Personenzahl, Datum, Ort und Budget-Rahmen.
2. Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Nummer bleibt bestehen. Sie leiten Anrufe außerhalb der Bürozeiten weiter oder rund um die Uhr. Ein Eingriff in die Telefonanlage ist nicht nötig.
3. Testphase: 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte. Ihr Team prüft die aufgenommenen Anfragen und justiert die Fragen nach. Danach entscheiden Sie; der Vertrag ist monatlich kündbar.

Viele Betriebe starten mit der Weiterleitung außerhalb der Bürozeiten und schalten den Assistenten erst danach auch tagsüber bei Andrang frei. Beides lässt sich jederzeit umstellen, ohne neuen Vertrag und ohne Technikertermin.

Das sagen Catering-Betriebe über CallButler

Verlässlichkeit ist vertraglich zugesichert: CallButler garantiert eine Verfügbarkeit von 99,9 % per SLA in jedem Plan. Der Vertrag ist monatlich kündbar, getestet wird 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte.

Betreiben Sie neben dem Catering auch ein Restaurant mit Tischen, lohnt ein Blick auf die Lösung für die Gastronomie mit Tischreservierung. Weitere Vertikalen zeigt die Übersicht KI-Telefonassistent nach Branchen.