KI-Telefonassistent für Ihre Ordination

Montag, 8:00 Uhr. Zwei Leitungen läuten, eine Ordinationsassistentin sitzt an der Anmeldung. Leitung eins will einen Termin, Leitung zwei fragt nach einem Folgerezept. Am Tresen wartet ein Patient auf seine Überweisung. Wer keine Warteschleife mag, legt auf und ruft die nächste Ordination an. Dieser Vormittag wiederholt sich in österreichischen Ordinationen jeden Tag, und eine offene Stelle für Ordinationshilfen ist selten schnell besetzt.

Ein KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf sofort an. Kein Besetztzeichen, keine Warteschleife. Ihre Ordinationsassistentin arbeitet nicht mehr am Hörer im Akkord, sondern kümmert sich um die Patienten vor ihr.

Was der KI-Telefonassistent in Ihrer Ordination übernimmt

Der Assistent führt echte Gespräche statt Tastenmenüs. Patienten sprechen wie mit einer Ordinationsassistentin; die KI versteht das Anliegen und handelt danach. Nach jedem Gespräch bekommt Ihr Team eine Zusammenfassung per E-Mail mit Anliegen und Rückrufnummer, sofern der Patient diese genannt hat. So klingen die drei häufigsten Anrufarten:

Terminvergabe

Anrufer: „Grüß Gott, ich bräuchte einen Termin wegen meiner Rückenschmerzen, möglichst noch diese Woche."

KI: „Gerne. Sind Sie bereits Patient bei uns?"

Anrufer: „Ja, Gruber, geboren am 12. März 1964."

KI: „Danke, Herr Gruber. Ich kann Ihnen Donnerstag um 9:40 Uhr oder Freitag um 11:20 Uhr anbieten. Was passt Ihnen besser?"

Anrufer: „Donnerstag."

KI: „Notiert: Donnerstag, 9:40 Uhr. Bitte bringen Sie Ihre e-card mit. Kann ich sonst noch etwas für Sie tun?"

Rezept- und Befundanfragen

Anrufer: „Hallo, ich brauche ein Folgerezept für mein Blutdruckmedikament."

KI: „Das nehme ich gerne auf. Nennen Sie mir bitte Ihren Namen und Ihr Geburtsdatum."

Anrufer: „Anna Berger, 3. Juli 1958."

KI: „Danke, Frau Berger. Welches Medikament benötigen Sie?"

Anrufer: „Ramipril, 5 Milligramm."

KI: „Notiert: Folgerezept Ramipril 5 mg für Anna Berger. Die Ordination prüft Ihre Anfrage; das Rezept wird ärztlich freigegeben, bevor es bereitliegt. Möchten Sie eine Rückrufnummer für Rückfragen hinterlassen?"

Befundanfragen nimmt der Assistent nach demselben Muster rein organisatorisch auf und vermerkt sie für Ihr Team. Er gibt keine Befundinhalte und keine ÖGK- oder Kassenauskünfte weiter; die Herausgabe bleibt bei Ihnen.

Akut-Einordnung nach Ihren Ordinationsregeln

Anrufer: „Mein Mann hat starke Schmerzen in der Brust und bekommt schlecht Luft."

KI: „Das klingt nach einem akuten Notfall. Bitte legen Sie auf und wählen Sie sofort die Rettung unter 144. Soll ich Sie stattdessen direkt mit der Ordination verbinden?"

Verschwiegenheit und Datenschutz

Die zentrale Frage jeder Ordination zuerst: Dürfen Patientendaten über einen externen Dienst laufen? Die ärztliche Verschwiegenheitspflicht ist in § 54 ÄrzteG 1998 geregelt und verpflichtet auch mitwirkende Hilfspersonen. Den Gesetzestext lesen Sie direkt im Rechtsinformationssystem des Bundes. Zusätzlich gilt die DSGVO. Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung; die Bewertung für Ihre Ordination nehmen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt vor.

Gegenüber einem klassischen Telefonservice mit menschlichen Agenten ändert sich ein Punkt: Kein fremder Mensch hört Ihre Patientenanliegen mit. Die Verarbeitung erfolgt maschinell nach dokumentierten Regeln, jeder Zugriff lässt sich protokollieren. So setzt CallButler den Rahmen um:

• Gesprächszusammenfassungen gehen ausschließlich an die von Ihnen hinterlegten Ordinationsadressen
• Anrufer erfahren zu Gesprächsbeginn, dass ein KI-Assistent spricht (Transparenzpflicht des EU AI Act ab 2. August 2026)

Für EPU und Kleinordination gerechnet

Die Einführung eines solchen Systems kann als Digitalisierungsprojekt förderbar sein. Wie die Beratung und Umsetzung über KMU.DIGITAL bezuschusst wird, zeigt die Seite KMU.DIGITAL Förderung für Ihr Digitalisierungsprojekt.

In drei Schritten einsatzbereit

1. Einrichtungsgespräch: Sie hinterlegen Ordinationszeiten und Terminarten und legen die Regeln für die Akut-Einordnung fest.
2. Rufweiterleitung aktivieren: Ihre Ordinationsnummer bleibt bestehen; Sie leiten Anrufe dauerhaft oder nur bei Besetzt an CallButler weiter. Ein Eingriff in Ihre Telefonanlage ist nicht nötig.
3. Testphase: 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Ihr Team prüft die Zusammenfassungen und justiert Regeln nach. Danach entscheiden Sie; der Vertrag ist monatlich kündbar.

Verlässlichkeit ist vertraglich zugesichert: CallButler garantiert 99,9 % Verfügbarkeit per SLA in jedem Tarif, auch im kleinsten.

Weitere Branchenlösungen finden Sie in der Übersicht KI-Telefonassistent nach Branchen. Zum gesamten Angebot für Österreich geht es über die Startseite für Österreich.