In den Wochen vor einer Frist läutet das Telefon im Treuhandbüro im Minutentakt. Ihre Sachbearbeiterin legt zum dritten Mal an diesem Vormittag die Buchhaltung beiseite, weil eine Mandantin wissen will, ob ihre Belege angekommen sind. Die Antwort dauert dreissig Sekunden, die Unterbrechung kostet zwanzig Minuten Konzentration. Wer sein Treuhandbüro am Telefon entlasten will, muss nicht mehr Personal einstellen, sondern die wiederkehrenden Anrufe von der Facharbeit trennen.
Genau dafür ist der KI-Telefonassistent für Treuhänder gebaut. Er nimmt jeden Anruf sofort an, führt echte Gespräche statt Tastenmenüs und beantwortet Standardfragen selbständig. Ihre Fachkräfte buchen weiter, statt Auskunft zu geben.
Hören Sie selbst, wie CallButler einen Mandantenanruf annimmt. Rufen Sie unser Test-Treuhandbüro an: +41 44 244 05 45. Der Anruf ist kostenlos und dauert zwei Minuten.
Jetzt Testanruf startenMandanten-Anfrage zum Unterlagen-Status
Die häufigste Frage in jedem Treuhandbüro lautet sinngemäss gleich. So beantwortet der Assistent sie:
Anrufer: «Grüezi, Meier hier. Ich habe Ihnen letzte Woche die Belege für das erste Quartal geschickt. Sind die angekommen?»
KI: «Grüezi, Herr Meier. Einen Moment, ich schaue nach. Ihre Unterlagen sind laut unserem Stand am Dienstag eingegangen und liegen in Bearbeitung. Sobald Rückfragen bestehen, meldet sich Ihre Sachbearbeiterin bei Ihnen.»
Anrufer: «Guet, dann bruuch ich nüt witers.»
KI: «Gern. Kann ich Ihnen sonst noch etwas notieren?»
Termin-Koordination aus Ihrem Kalender
Anruferin: «Ich müsste mit Herrn Brunner über den Jahresabschluss reden, das dauert sicher eine Stunde.»
KI: «Gern. Für ein Abschlussgespräch hat Herr Brunner am Donnerstag um 14 Uhr oder am Montag darauf um 9 Uhr ein Fenster frei. Was passt Ihnen besser?»
Anruferin: «Donnerstag, 14 Uhr.»
KI: «Notiert. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail.»
Doppelbuchungen sind ausgeschlossen, weil die KI nur freigegebene Termine vergibt. Welche Gesprächsart wie viel Zeit bekommt, legen Sie bei der Einrichtung fest.
Die Rückrufliste sortiert nach Dringlichkeit
Nicht jedes Anliegen lässt sich am Telefon abschliessen. Dann nimmt der Assistent strukturiert auf, worum es geht, und Ihr Team arbeitet die Liste in sinnvoller Reihenfolge ab. Jeder Eintrag trägt drei Angaben:
| Mandant | Anliegen | Dringlichkeit |
|---|---|---|
| Meier Bau GmbH | Rückfrage zur Mehrwertsteuer-Abrechnung | hoch, Frist genannt |
| Privatmandantin K. | Steuererklärung, bittet um Rückruf | mittel |
| Neuanfrage Gewerbebetrieb | Interesse an laufender Buchhaltung | Rückruf bis Ende Woche gewünscht |
Die Dringlichkeit ergibt sich aus dem Gespräch: Nennt jemand eine Frist, stuft die KI höher ein. Die Kriterien passen Sie Ihrem Büro an. Statt eines Stapels mit Rückrufzetteln sieht Ihr Team morgens eine sortierte Liste samt Zusammenfassung jedes Gesprächs.
Wo die Auskunft aufhört
Was der Assistent bewusst nicht tut: steuerliche oder rechtliche Fragen beantworten. Ob ein Aufwand abzugsfähig ist oder eine Veranlagung stimmt, bleibt Sache Ihrer Berufsleute. Die KI erkennt solche Anliegen und setzt sie mit allen Angaben auf die Rückrufliste. So entsteht keine falsche Auskunft unter dem Namen Ihres Büros.
Was das Dauerklingeln kostet
| Position | Ihr Büro |
|---|---|
| Anrufe pro Tag in der Deklarationszeit | – |
| Ø Minuten je Gespräch inkl. Unterbrechung | – |
| Interner Stundensatz Sachbearbeitung | – |
| KI-Telefonassistent pro Monat | CHF 49 |
Klassische Telefonservices rechnen pro Anruf oder pro Minute ab, und genau in den teuren Wochen läutet es am häufigsten. Der Assistent von CallButler kostet einen festen Monatsbetrag, unabhängig vom Anrufaufkommen je nach Plan 120, 400 oder 1’000 Inklusivminuten; darüber gestaffelte Zusatzminuten. Die Pläne stehen transparent auf der Seite Preise des KI-Telefonassistenten; jeder Plan enthält ein vertragliches SLA von 99,9 % Verfügbarkeit.
Testen Sie die Aufnahme selbst: Rufen Sie +41 44 244 05 45 an und schildern Sie ein fiktives Anliegen. Sie hören in zwei Minuten, wie der Assistent nachfragt und priorisiert.
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